Adequação à LGPD em Processos de RH

A LGPD, insti­tuí­da pela Lei nº 13.709/2018, foi cri­a­da para a pro­teção da pri­vaci­dade dos dados pes­soais e como o RH lida diari­a­mente com diver­sos tipos de dados pes­soais, mas o seu setor de RH está ade­qua­do à essa reg­u­la­men­tação? Em vig­or des­de setem­bro de 2020, a LGPD esta­b­elece um con­jun­to de regras e princí­pios que devem ser segui­dos por todas as orga­ni­za­ções que cole­tam, uti­lizam, proces­sam ou armazenam dados pes­soais de indi­ví­du­os local­iza­dos no ter­ritório nacional e para as con­sul­to­rias de Recur­sos Humanos (RH), que lidam diari­a­mente com uma grande quan­ti­dade de infor­mações con­fi­den­ci­ais de can­didatos e fun­cionários, a ade­quação à LGPD é uma questão de extrema importân­cia, tan­to para garan­tir a con­formi­dade legal quan­to para con­stru­ir uma relação de con­fi­ança com seus clientes e can­didatos. 

Este blog­post irá explo­rar em detal­h­es todos os impactos da LGPD nos proces­sos de RH, os prin­ci­pais desafios a serem enfrenta­dos pelas con­sul­to­rias e as mel­hores práti­cas para garan­tir a con­formi­dade com a lei, desta­can­do como as soluções da abler podem aux­il­iar nesse proces­so.

O Impacto da LGPD nos Processos de RH

Des­de o seu surg­i­men­to, a LGPD trouxe mudanças sig­ni­fica­ti­vas para a for­ma como as empre­sas cole­tam, uti­lizam e pro­tegem os dados pes­soais de seus fun­cionários e can­didatos. No con­tex­to dos proces­sos de RH, a lei exige que as empre­sas adotem uma abor­dagem mais trans­par­ente e respon­sáv­el em relação ao trata­men­to de dados, o que garante que os tit­u­lares dos dados (fun­cionários e can­didatos) ten­ham con­t­role sobre suas infor­mações pes­soais, o que sig­nifi­ca que as empre­sas devem obter o con­sen­ti­men­to explíc­i­to dos tit­u­lares para cole­tar e uti­lizar seus dados, infor­mar clara­mente sobre a final­i­dade do uso dos dados, garan­tir a segu­rança dos dados e per­mi­tir que os tit­u­lares acessem, cor­ri­jam ou exclu­am seus dados quan­do dese­jarem. 

A Lei Ger­al de Pro­teção de Dados (LGPD) dis­põe sobre o trata­men­to de dados pes­soais, inclu­sive nos meios dig­i­tais, real­iza­do por pes­soa nat­ur­al ou por pes­soa jurídi­ca, de dire­ito públi­co ou pri­va­do, com o obje­ti­vo de pro­te­ger os dire­itos fun­da­men­tais de liber­dade e de pri­vaci­dade e o livre desen­volvi­men­to da per­son­al­i­dade da pes­soa nat­ur­al e em relação às empre­sas, a lei se apli­ca a qual­quer oper­ação de trata­men­to de dados real­iza­da por pes­soa nat­ur­al ou jurídi­ca, de dire­ito públi­co ou pri­va­do, inde­pen­den­te­mente do porte da empre­sa ou do setor de atu­ação e em relação ao RH a LGPD é ain­da mais impor­tante, uma vez que impacta dire­ta­mente na for­ma como o RH geren­cia os dados dos can­didatos durante o proces­so de recru­ta­men­to e seleção, bem como os dados dos fun­cionários ao lon­go de seu ciclo de vida na empre­sa.

Mas você pode estar se per­gun­tan­do, como você deve man­ter estes dados seguros, não é mes­mo? A LGPD tam­bém esta­b­elece que as empre­sas devem imple­men­tar medi­das de segu­rança téc­ni­cas e orga­ni­za­cionais para pro­te­ger os dados pes­soais con­tra aces­sos não autor­iza­dos, per­das, alter­ações ou destru­ições, incluin­do a adoção de políti­cas de segu­rança da infor­mação, a real­iza­ção de treina­men­tos para os fun­cionários sobre pro­teção de dados, a imple­men­tação de con­troles de aces­so aos dados e a real­iza­ção de audi­to­rias reg­u­lares para ver­i­ficar a con­formi­dade com a lei e a LGPD tam­bém exige que as empre­sas designem um Encar­rega­do de Pro­teção de Dados (DPO), que será respon­sáv­el por super­vi­sion­ar o cumpri­men­to da lei e por servir como pon­to de con­ta­to entre a empre­sa, os tit­u­lares dos dados e a Autori­dade Nacional de Pro­teção de Dados (ANPD), órgão respon­sáv­el por fis­calizar e aplicar a LGPD. Os impactos da LGPD no RH são sig­ni­fica­tivos, pois o depar­ta­men­to lida diari­a­mente com uma quan­ti­dade con­sid­eráv­el de dados pes­soais dos fun­cionários, o RH pre­cisa revis­ar e ajus­tar seus proces­sos de cole­ta, armazena­men­to, uso e com­par­til­hamen­to de dados pes­soais para garan­tir con­formi­dade com os req­ui­si­tos da LGPD, o que inclui a revisão de políti­cas de pri­vaci­dade, ter­mos de con­sen­ti­men­to e pro­ced­i­men­tos de segu­rança de dados, a LGPD exige que o trata­men­to de dados pes­soais seja real­iza­do com o con­sen­ti­men­to do tit­u­lar dos dados, por­tan­to, o RH deve obter con­sen­ti­men­to explíc­i­to dos fun­cionários para cole­tar e proces­sar seus dados, expli­can­do clara­mente como serão uti­liza­dos.

Desafios para Consultorias de RH na Adequação à LGPD

Para as con­sul­to­rias de RH, a ade­quação à LGPD pode rep­re­sen­tar um desafio com­plexo, espe­cial­mente dev­i­do à natureza de suas ativi­dades, que envolvem o trata­men­to de dados de diver­sos clientes e can­didatos. 

Um dos prin­ci­pais desafios é a neces­si­dade de mapear todos os proces­sos de RH que envolvem o trata­men­to de dados pes­soais, iden­ti­f­i­can­do os tipos de dados cole­ta­dos, a final­i­dade do uso dos dados, os tit­u­lares dos dados, os ter­ceiros com quem os dados são com­par­til­ha­dos e as medi­das de segu­rança ado­tadas para pro­te­ger os dados, esse mapea­men­to é fun­da­men­tal para iden­ti­ficar os pon­tos de não con­formi­dade com a LGPD e para a imple­men­tação de medi­das cor­re­ti­vas necessárias. Out­ro desafio impor­tante é a neces­si­dade de obter o con­sen­ti­men­to explíc­i­to dos tit­u­lares dos dados para cole­tar e uti­lizar suas infor­mações pes­soais, algo que pode ser espe­cial­mente desafi­ador em proces­sos de recru­ta­men­to e seleção, onde as con­sul­to­rias lidam com um grande vol­ume de cur­rícu­los e infor­mações de can­didatos, por isso é fun­da­men­tal que as con­sul­to­rias adotem mecan­is­mos efi­cientes para obter o con­sen­ti­men­to dos can­didatos e para garan­tir que eles este­jam cientes de seus dire­itos em relação aos seus dados pes­soais. A fal­ta de con­sci­en­ti­za­ção, onde os colab­o­radores podem não estar cientes das impli­cações legais e éti­cas da LGPD, nem dos riscos asso­ci­a­dos ao não cumpri­men­to, uma solução pode ser a imple­men­tação de cam­pan­has de con­sci­en­ti­za­ção que expliquem a LGPD em ter­mos sim­ples e práti­cos, uti­lizan­do exem­p­los do cotid­i­ano dos fun­cionários.

As con­sul­to­rias de RH tam­bém pre­cisam garan­tir a segu­rança dos dados pes­soais que cole­tam e armazenam, imple­men­tan­do medi­das téc­ni­cas e orga­ni­za­cionais ade­quadas para pro­te­ger as infor­mações con­tra aces­sos não autor­iza­dos, per­das, alter­ações ou destru­ições, incluin­do a adoção de políti­cas de segu­rança da infor­mação, a real­iza­ção de treina­men­tos para os fun­cionários sobre pro­teção de dados, a imple­men­tação de con­troles de aces­so aos dados e a real­iza­ção de audi­to­rias reg­u­lares para ver­i­ficar a con­formi­dade com a lei. 

A com­plex­i­dade da leg­is­lação é tam­bém um obstácu­lo sig­ni­fica­ti­vo, uma vez que a LGPD é com­plexa e pode ser difí­cil de enten­der, tor­nan­do o treina­men­to mais desafi­ador, mas para sim­pli­ficar o con­teú­do do treina­men­to, o RH pode divi­di-lo em módu­los pequenos e foca­dos, uti­lizan­do exem­p­los práti­cos para ilus­trar os con­ceitos legais, a LGPD deve ser traduzi­da ao colab­o­rador de uma for­ma que ele con­si­ga tan­gi­bi­lizar a mes­ma em seu dia a dia e man­ter o enga­ja­men­to dos colab­o­radores durante o treina­men­to tam­bém pode ser difí­cil, espe­cial­mente se o con­teú­do for vis­to como téc­ni­co ou ente­di­ante, então, para tornar o treina­men­to mais inter­es­sante, o RH pode torná-lo inter­a­ti­vo e rel­e­vante, uti­lizan­do estu­dos de caso, quizzes e dis­cussões em grupo.

Melhores Práticas para a Adequação à LGPD em Consultorias de RH

Para garan­tir a con­formi­dade com a LGPD, as con­sul­to­rias de RH devem ado­tar uma série de mel­hores práti­cas em seus proces­sos de gestão de dados pes­soais. Con­heça algu­mas das prin­ci­pais práti­cas:

• Mapeamento dos processos de RH 

Primeira­mente, con­sidere a real­iza­ção de um mapea­men­to detal­ha­do de todos os proces­sos de RH que envolvem o trata­men­to de dados pes­soais, iden­ti­f­i­can­do os tipos de dados cole­ta­dos, a final­i­dade do uso dos dados, os tit­u­lares dos dados, os ter­ceiros com quem os dados são com­par­til­ha­dos e as medi­das de segu­rança ado­tadas para pro­te­ger os dados.

• Obtenção do consentimento explícito 

Você deve imple­men­tar mecan­is­mos efi­cientes para obter o con­sen­ti­men­to explíc­i­to dos tit­u­lares dos dados para cole­tar e uti­lizar suas infor­mações pes­soais, infor­man­do clara­mente sobre a final­i­dade do uso dos dados e sobre seus dire­itos em relação aos seus dados pes­soais.

• Implementação de políticas de privacidade 

Ela­bore e imple­mente políti­cas de pri­vaci­dade claras e trans­par­entes, que informem aos tit­u­lares dos dados sobre como suas infor­mações pes­soais são cole­tadas, uti­lizadas, armazenadas e pro­te­gi­das.

• Adoção de medidas de segurança

Imple­men­tar medi­das de segu­rança téc­ni­cas e orga­ni­za­cionais ade­quadas para pro­te­ger os dados pes­soais con­tra aces­sos não autor­iza­dos, per­das, alter­ações ou destru­ições, incluin­do a adoção de políti­cas de segu­rança da infor­mação, a real­iza­ção de treina­men­tos para os fun­cionários sobre pro­teção de dados, a imple­men­tação de con­troles de aces­so aos dados e a real­iza­ção de audi­to­rias reg­u­lares para ver­i­ficar a con­formi­dade com a lei.

• Designação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) 

Você deve des­ig­nar um DPO para super­vi­sion­ar o cumpri­men­to da LGPD e para servir como pon­to de con­ta­to entre a empre­sa, os tit­u­lares dos dados e a ANPD.

• Realização de treinamentos 

Pre­pare as suas equipes para lidar com a LGPD e pro­mo­va uma cul­tura de pro­teção de dados.

• Atualização constante 

Seu setor de RH e seus colab­o­radores devem man­ter-se atu­al­iza­dos sobre as mudanças na leg­is­lação e nas mel­hores práti­cas de pro­teção de dados.

O Papel da abler na Adequação à LGPD em Processos de Recrutamento e Seleção

A abler ofer­ece uma platafor­ma com­ple­ta de recru­ta­men­to e seleção que pode aux­il­iar as con­sul­to­rias de RH na ade­quação à LGPD, nos­sa platafor­ma pos­sui fun­cional­i­dades que garan­tem a pri­vaci­dade e a pro­teção dos dados dos can­didatos e clientes, des­de a cole­ta até o armazena­men­to e o descarte das infor­mações. Com a abler, a sua con­sul­to­ria pode:

• Coletar o consentimento dos candidatos de forma automatizada 

A nos­sa platafor­ma per­mite cri­ar for­mulários de con­sen­ti­men­to per­son­al­iza­dos e inte­grá-los ao proces­so de recru­ta­men­to e seleção, garan­ti­n­do que os can­didatos este­jam cientes de seus dire­itos e que a con­sul­to­ria obten­ha o con­sen­ti­men­to explíc­i­to para o trata­men­to de seus dados.

• Armazenar os dados de forma segura 

A abler uti­liza tec­nolo­gias de crip­tografia e segu­rança da infor­mação para pro­te­ger os dados dos can­didatos e clientes con­tra aces­sos não autor­iza­dos, per­das, alter­ações ou destru­ições.

• Gerenciar o acesso aos dados 

A nos­sa platafor­ma per­mite que você defi­na difer­entes níveis de aces­so aos dados, garan­ti­n­do que ape­nas os fun­cionários autor­iza­dos pos­sam aces­sar as infor­mações con­fi­den­ci­ais dos can­didatos e clientes.

• Anonimizar os dados dos candidatos 

Ofer­ece tam­bém a opção de anon­i­mizar os dados dos can­didatos em deter­mi­nadas eta­pas do proces­so de recru­ta­men­to e seleção, como na triagem de cur­rícu­los, garan­ti­n­do que a avali­ação seja fei­ta de for­ma impar­cial e sem viés.

• Excluir os dados dos candidatos de forma segura

A nos­sa platafor­ma per­mite que você exclua os dados dos can­didatos de for­ma segu­ra e per­ma­nente, garan­ti­n­do o cumpri­men­to do dire­ito ao esquec­i­men­to pre­vis­to na LGPD.

• Gerar relatórios de conformidade 

A abler ofer­ece relatórios detal­ha­dos sobre o trata­men­to de dados na platafor­ma, o que per­mite que as con­sul­to­rias mon­i­torem o cumpri­men­to da LGPD e iden­ti­fiquem áreas de mel­ho­ria.

Com a abler, as con­sul­to­rias de RH podem autom­a­ti­zar diver­sas eta­pas do proces­so de recru­ta­men­to e seleção, como a triagem de cur­rícu­los, o agen­da­men­to de entre­vis­tas e a apli­cação de testes, liberan­do tem­po para que os con­sul­tores de RH se con­cen­trem em ativi­dades mais estratég­i­cas e tam­bém ofer­e­ce­mos uma série de fun­cional­i­dades que facili­tam a cole­ta, a análise e a inter­pre­tação de dados, per­mitin­do que as con­sul­to­rias tomem decisões embasadas e entreguem resul­ta­dos tangíveis para seus clientes.

Conclusão

Sabe­mos que a ade­quação à LGPD é um desafio com­plexo, mas tam­bém é uma opor­tu­nidade para as con­sul­to­rias de RH demon­strarem seu com­pro­mis­so com a éti­ca, a transparên­cia e a pro­teção da pri­vaci­dade dos dados, pois ao ado­tar as mel­hores práti­cas e uti­lizar as soluções tec­nológ­i­cas ade­quadas, as con­sul­to­rias de RH podem garan­tir a con­formi­dade com a lei, con­stru­ir uma relação de con­fi­ança com seus clientes e can­didatos e se posi­cionar como líderes em um mer­ca­do cada vez mais exi­gente. 

E aqui na abler, nós ofer­e­ce­mos um con­jun­to com­ple­to de fer­ra­men­tas para autom­a­ti­zar o proces­so de recru­ta­men­to e seleção, cole­tar dados rel­e­vantes e ger­ar insights valiosos, per­mitin­do que as con­sul­to­rias de RH se posi­cionem como par­ceiras estratég­i­cas de seus clientes e entreguem resul­ta­dos tangíveis para o negó­cio, investin­do na ade­quação à LGPD e na uti­liza­ção de soluções tec­nológ­i­cas ino­vado­ras, as con­sul­to­rias de RH podem impul­sion­ar o cresci­men­to e o suces­so de seus clientes, con­stru­in­do rela­ciona­men­tos duradouros e expandin­do sua atu­ação no mer­ca­do. 

Nesse cenário, é fun­da­men­tal que os profis­sion­ais de RH este­jam ple­na­mente infor­ma­dos sobre os aspec­tos da lei, suas impli­cações práti­cas e as penal­i­dades para o não cumpri­men­to e a famil­iari­dade com os ter­mos da LGPD e o geren­ci­a­men­to dessas infor­mações são essen­ci­ais para a inte­gração legal das oper­ações, o que é ide­al para for­t­ale­cer a con­fi­ança entre empre­ga­do e empre­gador e evi­tar riscos legais para a empre­sa.