Gestão do Ponto: O que é e Como Otimizá-la no RH

A gestão do pon­to é um proces­so que facili­ta e tor­na mais segu­ra a relação entre empre­sa e colab­o­rador. Ao ser fei­ta com o uso da tec­nolo­gia, o con­t­role de pon­to é ain­da mais efe­ti­vo, ágil e seguro.

Mais do que ape­nas con­tro­lar os horários dos fun­cionários, essa roti­na fornece dados muito impor­tantes para a estraté­gia da empre­sa, aux­il­ian­do na toma­da de decisões mais acer­tadas, com base em dados.

Para enten­der mais sobre esse impor­tante proces­so, neste arti­go traremos infor­mações sobre a importân­cia da gestão do pon­to, como ela é trata­da na leg­is­lação, além de suas van­ta­gens. Con­fi­ra! 

Entenda o que é a gestão do ponto e sua importância

A gestão do pon­to é um proces­so fun­da­men­tal para as empre­sas, que aux­il­ia o depar­ta­men­to de RH no mon­i­tora­men­to e con­t­role dos horários de entra­da, saí­da e inter­va­lo dos fun­cionários.

Mais do que ape­nas con­tro­lar os fun­cionários, uma gestão de pon­to bem fei­ta, com bons sis­temas que usam a tec­nolo­gia no proces­so, entre­ga para o RH dados estratégi­cos que aux­il­iam na toma­da de decisão.

Essa roti­na mostra des­de a pro­du­tivi­dade dos fun­cionários, taxa de absen­teís­mo e até mes­mo um pouco da cul­tura orga­ni­za­cional daque­la empre­sa.

Além dis­so, o con­t­role de pon­to per­mite o cor­re­to paga­men­to dos salários e bene­fí­cios dos fun­cionários, além de res­guardar a empre­sa em caso de aciona­men­tos na justiça tra­bal­hista.

Como a gestão do ponto é tratada na legislação?

De acor­do com a Lei da Liber­dade Econômi­ca (Lei nº 13.874 de 20 de setem­bro de 2019), as empre­sas que têm 20 tra­bal­hadores ou mais são obri­gadas a realizar o reg­istro de pon­to.

Para aque­las com menos fun­cionários, a adoção do pon­to é fac­ul­ta­ti­va, mas pos­sui tan­ta importân­cia como para aque­las cujo reg­istro é obri­gatório.

Até o final de 2021, as por­tarias 1510 e 373 reg­u­lar­izavam, respec­ti­va­mente, o Reg­istrador Eletrôni­co de Pon­to — REP e os con­troles de pon­to alter­na­tivos.

Porém, em 8 de novem­bro de 2021, foi pub­li­ca­da pelo Gov­er­no Fed­er­al a Por­taria 671, que traz novas dis­posições sobre a leg­is­lação tra­bal­hista, inclu­sive sobre o con­t­role de pon­to eletrôni­co, sub­sti­tuin­do as duas por­tarias ante­ri­ores.

Assim, a Por­taria 671 esta­b­elece três for­matos de con­t­role de jor­na­da de tra­bal­ho, sendo:

1. man­u­al;
2. mecâni­co;
3. eletrôni­co.

Ela tam­bém define uma nova clas­si­fi­cação dos sis­temas de reg­istro de pon­tos eletrôni­cos:

• Reg­istro Eletrôni­co de Pon­to Con­ven­cional: REP‑C
• Reg­istro Eletrôni­co de Pon­to Alter­na­ti­vo: REP‑A
• Reló­gio Eletrôni­co de Pon­to em Pro­gra­ma: REP‑P 

Assim, as empre­sas devem cumprir as regras disponíveis na por­taria, incluin­do aspec­tos sobre o local em que deve ser insta­l­a­do o sis­tema de pon­to, regras para con­fer­ên­cia pela fis­cal­iza­ção, infor­mações téc­ni­cas do apar­el­ho, den­tre out­ros.

Conheça as etapas da gestão do ponto

A real­iza­ção da gestão do pon­to pode vari­ar de empre­sa para empre­sa, depen­den­do do for­ma­to escol­hi­do, do número de fun­cionários, roti­nas do RH, den­tre out­ros fatores.

Mas exis­tem algu­mas eta­pas que podem ser con­sid­er­adas bási­cas, ou seja, prati­ca­mente todas as empre­sas que real­izam esse con­t­role dev­erão pas­sar por elas.

Controle ou marcação do ponto

Nes­sa eta­pa é quan­do os fun­cionários real­izam, de fato, o reg­istro do seu pon­to, deixan­do à dis­posição do RH seus horários de entra­da e saí­da e inter­va­l­os.

Com os reg­istros de pon­tos, a empre­sa con­segue realizar uma série de out­ras ações que impactam no dia a dia de tra­bal­ho, tai como:

• gerir as escalas de tra­bal­ho para saber quais e quan­tos fun­cionários estarão disponíveis em deter­mi­na­do dia ou perío­do;
• avaliar como os fun­cionários estão prat­i­can­do horas extras, se em exces­so, por exem­p­lo;
• geren­ciar o ban­co de horas e horas extras para, se necessário, solic­i­tar que um colab­o­rador que este­ja com um ban­co exten­so tire alguns dias de fol­ga para zer­ar esse sal­do, den­tre outas pos­si­bil­i­dades.

Exis­tem alguns tipos e for­matos de con­t­role de pon­to que são per­mi­ti­dos pela leg­is­lação, como o man­u­al e o dig­i­tal. 

Depen­den­do do for­ma­to escol­hi­do pela empre­sa, o RH poderá ter mais ou menos tra­bal­ho opera­cional nas próx­i­mas eta­pas.

Tratamento e análise dos registros de ponto

Após a mar­cação do pon­to, é o momen­to do Depar­ta­men­to Pes­soal, que faz parte do setor de RH, rece­ber, anal­is­ar e tratar as infor­mações rece­bidas. Assim, nes­ta eta­pa, é ver­i­fi­ca­do:

• se há erros nas mar­cações de pon­to;
• se algum fun­cionário deixou de reg­is­trar o seu pon­to;
• se todos os ates­ta­dos necessários foram apre­sen­ta­dos;
• se há fal­tas e atra­sos;
• e toda e qual­quer infor­mação necessária para o cál­cu­lo cor­re­to da fol­ha de pon­to e fol­ha de paga­men­to.

É com essas infor­mações, inclu­sive, que a gestão con­segue aces­sar dados mais estratégi­cos, como, por exem­p­lo, a pro­du­tivi­dade e os hábitos dos colab­o­radores para toma­da de decisões impor­tantes.

Cálculo das horas que foram trabalhadas

Na ter­ceira eta­pa é o momen­to de realizar, de fato, a apu­ração e os cál­cu­los dos reg­istros real­iza­dos, para saber, den­tre out­ras infor­mações, se o fun­cionário rece­berá algum descon­to no salário dev­i­do a uma fal­ta injus­ti­fi­ca­da, por exem­p­lo.

Aqui faz toda a difer­ença o for­ma­to de pon­to uti­liza­do pela empre­sa. Isso porque, caso ela con­te com um sis­tema man­u­al, o seu proces­so de cál­cu­lo tam­bém será man­u­al, o que deman­dará mais tem­po.

Caso opte por uma solução de pon­to dig­i­tal, o soft­ware já ofer­ece um sis­tema que cal­cu­la tudo de for­ma automáti­ca, con­sideran­do as diver­sas var­iáveis pos­síveis, como horas extras ou um adi­cional noturno. 

Fechamento da folha de ponto

Por fim, é feito o fechamen­to da fol­ha de pon­to, cujas infor­mações são encam­in­hadas para que o RH real­ize o fechamen­to da fol­ha de paga­men­to.

Ela cul­mi­nará no rece­bi­men­to do salário pelo colab­o­rador com os dev­i­dos acrésci­mos e descon­tos, que ficarão detal­ha­dos no con­tra­cheque ou holerite.

Veja as principais vantagens de realizar a gestão do ponto por meio da tecnologia

Ago­ra, que você já sabe tudo sobre como fun­ciona a gestão do pon­to, veja abaixo algu­mas das van­ta­gens de se con­tar com um sis­tema de con­t­role de pon­to dig­i­tal: 

2. É respaldado pela legislação

Já foi mostra­do que o con­t­role de pon­to é respal­da­do na leg­is­lação tra­bal­hista, o que garante mais segu­rança e tran­quil­i­dade para a empre­sa.

2. Apresenta redução de custos para a empresa

Exis­tem dois pon­tos que podem ser apre­sen­ta­dos nesse sen­ti­do. O primeiro deles é que o con­t­role de pon­to dig­i­tal reduz os cus­tos por entre­gar, de for­ma ágil e segu­ra, infor­mações da gestão de pes­soas que aux­il­iam na toma­da de decisões estratég­i­cas.

Apre­sen­tan­do dados con­fiáveis sobre exces­so de for­mação de ban­co de horas, por exem­p­lo, que podem indicar fal­ta de gestão de tem­po, e ten­do aces­so a ess­es dados orga­ni­za­dos, o RH con­segue, jun­to à direção, tomar decisões acer­tadas que evi­tam aumen­to de cus­tos.

Além dis­so, realizar a gestão do pon­to de for­ma dig­i­tal é mais seguro e evi­ta fraudes, o que impede que a empre­sa ten­ha cus­tos com 

Dois aspec­tos dessa van­tagem podem ser cita­dos com pos­síveis proces­sos tra­bal­his­tas dev­i­do à fal­ta de paga­men­tos ou dire­itos dos tra­bal­hadores.

3. Aumenta a transparência do processo para ambas as partes

Com uma solução dig­i­tal de pon­to, o fun­cionário tem aces­so, por meio de um aplica­ti­vo, a todo o históri­co de seu reg­istro de pon­to, pode aces­sar sem­pre que pre­cis­ar a jor­na­da de tra­bal­ho.

4. Garante praticidade e agilidade no ato do registro

Uma das van­ta­gens do con­t­role de pon­to dig­i­tal é per­mi­tir que até mes­mo a gestão de pon­to de fun­cionários em serviços exter­nos ou de colab­o­radores que este­jam atuan­do em home office pos­sa ser fei­ta.

Para aque­les que atu­am exter­na­mente, como, por exem­p­lo, insta­l­adores de TV a cabo ou entre­gadores, o sis­tema per­mite o uso do recur­so de geolo­cal­iza­ção, que mostra o horário e o local onde foi feito o reg­istro, per­mitin­do uma gestão mais pre­cisa. 

5. É seguro e evita fraudes na marcação de ponto

Uma das deman­das que fez sur­gir o con­t­role de pon­to dig­i­tal foi a neces­si­dade de a gestão do pon­to ser mais segu­ra e evi­tar fraudes e adul­ter­ações na mar­cação e na apu­ração dos dados pelo RH.

Assim, além das infor­mações serem envi­adas dire­ta­mente para o RH, ambas as partes podem aces­sar os dados e, caso haja algu­ma incon­sistên­cia ou dúvi­da, é pos­sív­el que sejam apu­ra­dos os fatos.

6. Auxilia na otimização da rotina do RH

Foi a tec­nolo­gia que pos­si­bil­i­tou de vez o surg­i­men­to do RH estratégi­co, mais alin­hado às decisões da empre­sa e com um papel para além dos serviços opera­cionais e buro­cráti­cos pelos quais o setor era con­heci­do. 

Basi­ca­mente, o RH estratégi­co toma suas decisões com base em dados, de for­ma asserti­va e sem achis­mos. 

E poder con­tar com o con­t­role de pon­to dig­i­tal, que fornece infor­mações reais  e que podem ser con­sul­tadas por cat­e­go­rias, além da emis­são de relatórios, tor­na ain­da mais comum essa real­i­dade do setor. 

Con­seguiu enten­der a importân­cia da gestão do pon­to, tan­to para a empre­sa como para o colab­o­rador? Esse é um proces­so que tor­na a relação tra­bal­hista ain­da mais saudáv­el, basea­da na transparên­cia e segu­rança. 

Conclusão

A gestão do pon­to é um proces­so essen­cial para o con­t­role efi­ciente das horas tra­bal­hadas e para o cumpri­men­to da leg­is­lação tra­bal­hista, com a evolução das tec­nolo­gias, hoje é pos­sív­el ado­tar sis­temas que garan­tem pre­cisão, segu­rança e transparên­cia no reg­istro de pon­to, ben­e­fi­cian­do tan­to a empre­sa quan­to os colab­o­radores. 

A imple­men­tação de um sis­tema autom­a­ti­za­do e adap­ta­do às neces­si­dades da empre­sa pode mel­ho­rar a pro­du­tivi­dade, reduzir cus­tos e garan­tir que as jor­nadas de tra­bal­ho sejam dev­i­da­mente reg­istradas e respeitadas.