Kit de Onboarding: dicas para produzir o da sua empresa

Vive­mos em um momen­to que se tor­na cada vez mais impor­tante tra­bal­har a exper­iên­cia dos colab­o­radores em todos os proces­sos de gestão de pes­soas.

E no onboard­ing, sem dúvi­da, não é difer­ente.

Após todo o esforço de uma estraté­gia de atração e seleção, chegou o momen­to de preparar os detal­h­es para a chega­da da nova pes­soa colab­o­rado­ra.

E o primeiro dia em uma nova empre­sa é rodea­do de expec­ta­ti­vas para quem está entran­do:

• Como será a recepção?

• Rece­berei as infor­mações necessárias para exe­cu­tar meu tra­bal­ho?

• Quem vai me acom­pan­har nesse proces­so?

• Qual será a min­ha agen­da?

• Con­hecerei meu time em qual momen­to?

• Quan­do vou con­hecer a história da empre­sa?

Essas são algu­mas per­gun­tas que pas­sam na cabeça de quem vai entrar.
Por isso, vale uma abor­dagem estratég­i­ca na con­strução de uma exper­iên­cia de onboard­ing dos fun­cionários. 

Falan­do em onboard­ing, ele é esse perío­do ini­cial de rela­ciona­men­to com a sua empre­sa. Aqui neste tex­to o foco é nas con­tratações, mas sai­ba que tam­bém existe o onboard­ing de clientes e que ele é out­ro muito impor­tante na sua estraté­gia. 

No caso da nova pes­soa colab­o­rado­ra, con­sidere o seguinte: além de con­hecer a história da empre­sa, proces­sos e pes­soas, é na inte­gração que ela começa a con­stru­ir vín­cu­los e deter­mi­nar como será o rela­ciona­men­to com a sua empre­sa.

E é nesse momen­to que entra o kit de onboard­ing. Pen­sar na con­strução desse kit e mate­ri­al­izá-lo em itens que traduzem sig­nifi­ca­dos impor­tantes para a empre­sa aju­dará a for­t­ale­cer esse rela­ciona­men­to.

Mas o que levar em con­sid­er­ação na hora de con­stru­ir um kit de onboard­ing? Quais os bene­fí­cios? Essas e out­ras dicas é o que vamos ver nesse post!

O que significa o kit de onboarding?

O kit de onboard­ing é o primeiro pre­sente que a nova pes­soa colab­o­rado­ra recebe ao chegar na empre­sa.

É com­pos­to de vários itens que facili­tam o dia a dia de tra­bal­ho, con­tu­do, se for bem con­struí­do, pode sig­nificar acol­hi­men­to, per­tenci­men­to. 

Pen­sa comi­go: Imag­ine que você irá rece­ber um novo morador para a sua casa, alguém que irá ficar bas­tante tem­po. Pre­sen­teá-lo com itens que serão fun­cionais no dia a dia e que traduzem um pouco da dinâmi­ca da casa demon­stra pre­ocu­pação, cuida­do e acol­hi­men­to.

Essa é ape­nas uma ilus­tração para traduzir o cuida­do na con­strução de um kit de onboard­ing. Ele pre­cisa estar atre­la­do à cul­tura da empre­sa, a jor­na­da de onboard­ing e prin­ci­pal­mente, pre­cisa pas­sar uma men­sagem pos­i­ti­va e sig­ni­fica­ti­va para esse iní­cio.

Quais os benefícios de um bom kit de onboarding?

São muitos os bene­fí­cios ao con­stru­ir um bom kit de onboard­ing. Os prin­ci­pais são:

Senso de pertencimento

Seja em ambi­entes remo­tos ou pres­en­ci­ais, o kit onboard­ing cria sen­so de per­tenci­men­to por meio de itens que vão acom­pan­har e facil­i­tar o dia a dia.

Além dis­so, as men­sagens difer­entes e logos nos itens, reforçam para os colab­o­radores o per­tenci­men­to à empre­sa.

Até porque, muitos dess­es itens acom­pan­ham os colab­o­radores não só no dia a dia de tra­bal­ho, mas podem ser fun­cionais em out­ros locais e momen­tos da vida.

Reforço da cultura

Uma cul­tura forte está per­me­a­da em todos os proces­sos e ações que envolvem pes­soas.

Por meio do kit de onboard­ing ela se mate­ri­al­iza através de diver­sos sig­nifi­ca­dos e aux­il­ia na con­strução de uma mar­ca empre­gado­ra forte.

Efetividade do processo seletivo

Ali­a­da a uma estraté­gia de onboard­ing, o kit além de pas­sar uma boa primeira impressão, pode reduzir o turnover dos primeiros meses.

É uma for­ma de conec­tar, guiar e demon­strar cuida­do com os colab­o­radores.

Ago­ra que con­hece­mos os bene­fí­cios de um bom kit onboard­ing, vamos pen­sar na con­strução dele.

Como construir um kit de boas-vindas?

Ao con­stru­ir um kit onboard­ing, leve em con­ta a cul­tura da empre­sa. Por quê? 

Como já vimos, o onboard­ing tam­bém é um momen­to impor­tante de dis­sem­i­nar a cul­tura da empre­sa e o kit de onboard­ing é uma exce­lente maneira de mate­ri­alizar isso. 

Mas como faz­er isso? Respon­den­do essas 4 per­gun­tas: 

• Como a mis­são, visão e val­ores se traduzem no dia a dia? 

• Que men­sagem a empre­sa quer trans­mi­tir aos novos colab­o­radores? 

• Que ele­men­tos da cul­tura são essen­ci­ais para serem mate­ri­al­iza­dos?
• Que infor­mações pre­cisam chegar jun­to do kit de onboard­ing?

Ten­do essas respostas em mente, o próx­i­mo pas­so é escol­her itens que traduzem isso. Por exem­p­lo: Se a empre­sa tem uma cul­tura descon­traí­da, seria inter­es­sante que alguns itens trans­mi­tis­sem isso por meio de algo diver­tido, difer­ente.

Um out­ro exem­p­lo: se um dos pilares da empre­sa é rela­ciona­do a cuida­do, ter itens que rep­re­sen­tam isso, reforça a men­sagem.

Após isso, real­ize um brain­storm­ing com alguns colab­o­radores. Enten­da o que pode ser comum de uso em todas as áreas da empre­sa e que faça difer­ença no dia a dia. Essa pesquisa pode aju­dar a dire­cionar para itens que real­mente serão uti­liza­dos.

Leve em con­ta tam­bém o for­ma­to de tra­bal­ho ado­ta­do pela empre­sa. Se é uma empre­sa que um dos ele­men­tos é o any­where office, itens como pant­u­fas, meias, des­can­so de pescoço, mochi­las, podem ser inter­es­santes.

Um últi­mo pon­to é a definição das infor­mações que pre­cisam ir jun­to do kit. Por exem­p­lo: códi­go de con­du­ta, bene­fí­cios ofer­ta­dos, agen­da da primeira sem­ana, reca­do do time, entre out­ras infor­mações impor­tantes.

Definido isso, o próx­i­mo pas­so é a escol­ha dos fornece­dores.

Como escolher a empresa para a produção dos materiais?

Depois de várias ideias, ago­ra é a hora de definir o que real­mente vai com­por o kit de onboard­ing.

Para isso, sep­a­re entre 6–8 itens e ini­cie as cotações com os fornece­dores.

Porém, antes de ini­ciar os orça­men­tos, ten­ha em mente as respostas às seguintes per­gun­tas:

Qual o orçamento disponível para os kits?

Se você tiv­er um orça­men­to con­sid­eráv­el, pode con­seguir com­por mais itens nos kits e até con­seguir descon­tos adquirindo uma quan­ti­dade maior de peças,  mas se o seu orça­men­to for aper­ta­do, pri­or­ize menos itens e com mais qual­i­dade;

Qual a tiragem mínima de itens dos fornecedores que estou escolhendo?

Alguns fornece­dores têm tiragem mín­i­ma de até 1000 peças de um mes­mo item. Se sua empre­sa não tem um alto vol­ume de con­tratações, seria inter­es­sante optar por fornece­dores que não pos­suam tiragem mín­i­ma ou que real­izem ven­das em menores quan­ti­dades;

Qual o prazo de entrega?

Alguns fornece­dores exe­cu­tam a entre­ga em até 60 dias depen­den­do das peças. Se o intu­ito é algo mais ágil, opte por fornece­dores locais ou acorde bem o pra­zo de entre­ga antes de fechar o con­tra­to;

Se eu precisar repor itens daqui um tempo, o fornecedor é de fácil acesso?

Às vezes podemos escol­her um item especí­fi­co com algum fornece­dor por questão de preço, mas na hora de algu­ma reposição, sofre­mos com um novo con­ta­to. Por isso, tente cen­tralizar a maior quan­ti­dade de itens em um mes­mo fornece­dor para facil­i­tar em um momen­to de reposição;

Vou disponibilizar esse novo kit a colaboradores que já estão na empresa?

Algu­mas empre­sas que ain­da não tin­ham um kit de onboard­ing, real­izam a entre­ga para os colab­o­radores atu­ais em algu­ma ação cul­tur­al, out­ras empre­sas que já pos­suíam kits de onboard­ing mas que refor­mu­la­ram recen­te­mente, real­izam a entre­ga dos novos itens adi­ciona­dos aos colab­o­radores atu­ais;

Quantos itens vou adquirir numa primeira compra? Pretendo ter um estoque considerável para novas contratações?

Leve em con­ta o número de con­tratações no ano, e tente se pos­sív­el, já garan­tir um bom estoque para elas;

Pretendo renovar o kit de quanto em quanto tempo?

É legal ao final de cada ano revis­ar a util­i­dade do kit, itens que podem ser mais uti­liza­dos, out­ros que podem ser adi­ciona­dos ou revisa­dos;

Quem vai montar e como distribuir?

É impor­tante definir quem serão os respon­sáveis por mon­tar ess­es kits. Além dos itens, terá algu­ma men­sagem especí­fi­ca trazen­do o sig­nifi­ca­do das peças, boas vin­das ou reca­do do time? 

Eles ficarão pré prontos?

Será disponi­bi­liza­da a infraestru­tu­ra (note­books, fones, mon­i­tores) tam­bém jun­to do kit? Pre­ciso cotar fornece­dores de caixas para isso?

Respon­den­do essas per­gun­tas, você con­seguirá escol­her fornece­dores que real­mente serão apoio na con­strução dos kits.

Como construímos nosso kit de onboarding?

O kit de onboard­ing da Mobi­liza foi con­struí­do em um momen­to que refor­mu­lam­os toda a exper­iên­cia do onboard­ing.
Havíamos acaba­do de ado­tar o mod­e­lo de remote first e todos os proces­sos de pes­soas foram rea­jus­ta­dos para a nova real­i­dade, inclu­sive os e‑mails de boas-vin­das.

Nos­so orça­men­to era lim­i­ta­do, nos­sos colab­o­radores estavam espal­ha­dos pelo país e ain­da está­va­mos em pan­demia.

Com tudo isso em mente, ped­i­mos ao Comitê de Encan­ta­men­to (grupo de colab­o­radores respon­sáveis por ações rela­cionadas à feli­ci­dade), um brain­storm­ing sobre itens fun­cionais da real­i­dade do dia a dia dos mobi­lizadores.

Algu­mas pre­mis­sas impor­tantes para a definição do kit:

• Uti­lizar a iden­ti­dade da Mobi­liza;
• Inserir ele­men­tos da cul­tura;
• Orça­men­to lim­i­ta­do: itens fun­cionais e com qual­i­dade;
• Facil­i­dade em replicar as peças.

Com isso, os itens escol­hi­dos foram:

• 1 mole­sk­ine;
• 3 ade­sivos com fras­es que rep­re­sen­tam a cul­tura Mobi­liza;
• 1 caneca;
• 1 más­cara
• 1 álcool gel
• 1 saco­la 
• 1 cane­ta
• 1 camise­ta

Ten­ta­mos cen­tralizar os itens em poucos fornece­dores e que aten­dessem os req­ui­si­tos de qual­i­dade e pra­zo de entre­ga.

O resul­ta­do foi esse:

Quando entregar o kit de onboarding?

A entre­ga do kit pre­cisa estar muito conec­ta­da ao mod­e­lo de tra­bal­ho ado­ta­do pela empre­sa.

Em mod­e­lo remo­to, seria inter­es­sante o envio do kit vir na sem­ana que ante­cede o iní­cio de tra­bal­ho.

Essa é uma for­ma de conec­tar a nova pes­soa colab­o­rado­ra a empre­sa e con­stru­ir aque­la boa expec­ta­ti­va de acol­hi­men­to e per­tenci­men­to ao novo desafio.

Em mod­e­los híbri­dos e pres­en­ci­ais, o envio tam­bém pode ser antes ou então, no primeiro dia, jun­to de uma recepção de boas vin­das.

Lem­bre-se que a apre­sen­tação é muito impor­tante. Então capriche nas embal­a­gens, nos cartões. São pequenos gestos, mas que fazem mui­ta difer­ença!

Lista de sugestões de itens para kit de onboarding

Car­ta de boas-vin­das

Mouse pad;

Fone de ouvi­do;

Mochi­la;

Sacochi­la;

Squeeze;

Caneca;

Agen­da;

Cane­ta;

Camise­ta.

Meia;

Mole­tom;

Man­ta;

Funko Pop;

Box com gulo­seimas;

Semente mág­i­ca;

Caneca mág­i­ca;

Chá ou café Per­son­al­iza­do;

Luminárias per­son­al­izadas;

Des­can­so de pescoço

Ade­sivos

Bot­tons

Chaveiros

Por­ta-copos

Kit de higiene con­tra a Covid com más­cara e álcool em gel,

Car­regadores Portáteis
Pen Dri­ve

Plan­ners 

Plan­tas

Livros

Por­ta retratos 

Conclusão

Um kit de onboard­ing bem plane­ja­do é muito mais do que um con­jun­to de itens; ele rep­re­sen­ta o cuida­do e o com­pro­mis­so da empre­sa com seus colab­o­radores. Ao inve­stir em uma recepção calorosa e estru­tu­ra­da, as orga­ni­za­ções con­seguem acel­er­ar a inte­gração, for­t­ale­cer o vín­cu­lo com a equipe e cri­ar uma cul­tura orga­ni­za­cional mais atra­ti­va.

E como podemos ver, um kit onboard­ing pode rep­re­sen­tar muito mais que ape­nas a entre­ga de itens aos novos colab­o­radores, se for con­struí­do basea­do em uma estraté­gia de onboard­ing e per­me­a­do a cul­tura da empre­sa, pode traz­er um retorno muito pos­i­ti­vo.

Seja com mate­ri­ais sim­ples ou exper­iên­cias elab­o­radas, o impor­tante é garan­tir que cada novo colab­o­rador sin­ta-se val­oriza­do des­de o primeiro momen­to. Afi­nal, a primeira impressão é a que fica, e um onboard­ing de suces­so é o primeiro pas­so para uma jor­na­da profis­sion­al grat­i­f­i­cante e pro­du­ti­va.

Espero que esse con­teú­do ten­ha te aju­da­do na con­strução ou recon­strução dos kits de onboard­ing e deixo abaixo uma lista de itens que podem com­por o kit para inspi­rar você!

Tex­to pro­duzi­do por:

Andres­sa dos San­tos — Manez­in­ha de Flori­pa, for­ma­da em Coach­ing e Desen­volvi­men­to Humano, espe­cial­ista em trans­for­mação de cul­tura orga­ni­za­cional e apaixon­a­da por tudo que tange a atração e seleção, desen­volvi­men­to de pes­soas, cli­ma e per­for­mance.