Manter a produtividade no trabalho é um desafio constante para muitos profissionais. A correria do dia a dia, somada a tarefas e distrações, pode tornar difícil manter o foco e a motivação e felizmente existem algumas estratégias práticas que podem ajudar a melhorar a produtividade e garantir que você aproveite ao máximo o seu tempo. Confira com o nosso artigo as melhores dicas para tornar seu trabalho mais produtivo e equilibrado!
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O verdadeiro conceito de produtividade
A produtividade pode ser definida como a relação entre o volume da produção e o tempo decorrido no processo ou os recursos utilizados. Portanto, funcionários produtivos não são, necessariamente, aqueles que mais produzem. Isso porque a produtividade não tem a ver somente com quantidade, mas principalmente com qualidade.
Afinal, de que vale executar todas as tarefas que lhe foram atribuídas se elas não são realizadas com eficiência? Até porque, mais do que isso, o diferencial agregado pela produtividade engloba inúmeros outros fatores interpessoais. Como saber priorizar as demandas mais importantes, estruturar a rotina, se distanciar de distrações, evitar a procrastinação, etc.
Ou seja, ser produtivo é, sobretudo, criar novos meios de sistematização e gerenciamento da própria vida, a fim de alcançar resultados positivos no trabalho.
Em resumo, a produtividade é regida pelo tradicional conceito de produzir mais com menos. Entretanto, um dos grandes desafios das organizações é manter o padrão de excelência.
Qual é a importância de manter a produtividade?
Ser produtivo abrange mais do que os resultados positivos obtidos, pois também envolve todas as questões atreladas ao decorrer do processo. Uma empresa verdadeiramente produtiva executa suas atividades com inteligência, pois analisa cada uma das etapas que são desempenhadas.
Assim, é capaz de otimizar o tempo gasto, reduzir os custos oriundos da produção e gerar constantemente valor agregado ao negócio. Portanto, a importância da produtividade transcende todos os setores da organização e reflete no meio em que ela está inserida. Visto que os efeitos gerados são perceptíveis, já que refletem diretamente na entrega, seja do produto ou do serviço em questão.
Por todos esses motivos, funcionários produtivos são disputados pelos gestores e possuem mais chances de promoção de cargo dentro da empresa. Além disso, a produtividade também traz vantagens individuais, pois se sentir útil promove a sensação de satisfação pessoal, que é indispensável para a manutenção da saúde mental.
Dicas para Manter a Produtividade no Trabalho
1. Planeje Seu Dia com Antecedência
O primeiro passo para manter a produtividade é ter um plano claro do que precisa ser feito, planejando suas tarefas no início do dia (ou até mesmo na noite anterior), você reduz a sensação de sobrecarga e tem mais controle sobre seu tempo.
Divida suas tarefas em etapas e priorize as atividades mais importantes, estabelecendo metas diárias que sejam alcançáveis e específicas, essa prática ajuda a evitar a procrastinação e mantém você focado no que realmente importa.
2. Utilize a Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma metodologia de produtividade que ajuda a manter o foco e a energia. Ela consiste em dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos (conhecidos como “pomodoros”), seguidos por um breve intervalo de 5 minutos.
A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos, esse método é excelente para evitar a exaustão mental e aumentar a concentração, pois dá ao cérebro o tempo necessário para descansar entre as atividades.
3. Elimine Distrações
Distrações são um dos maiores inimigos da produtividade, notificações de celular, redes sociais e interrupções frequentes podem fazer você perder o foco e a motivação.
Para evitá-las, defina horários específicos para verificar e‑mails e mensagens, mantenha o celular longe durante os momentos de concentração e use fones de ouvido para sinalizar que está focado, ferramentas de bloqueio de sites e notificações também podem ser grandes aliadas para quem trabalha no computador.
4. Aprenda a Delegar
Delegar tarefas é essencial para quem quer ser produtivo, muitas vezes, a sobrecarga de atividades resulta da tentativa de fazer tudo sozinho.
Identifique tarefas que possam ser passadas a outros membros da equipe e confie nas habilidades deles, ao delegar você pode se concentrar nas tarefas que realmente exigem sua atenção e expertise, melhorando a eficiência no trabalho e reduzindo o estresse.
5. Faça Pausas Regulares
Pausas regulares são fundamentais para a produtividade, pois trabalhar sem parar pode causar fadiga e reduzir a qualidade do seu trabalho.
Mesmo que você esteja em um ritmo acelerado, pare por alguns minutos para respirar, alongar-se e relaxar, esses momentos de descanso revitalizam o cérebro e ajudam a manter a energia e o foco ao longo do dia.
Lembre-se sempre: uma mente descansada é uma mente produtiva.
6. Organize Seu Espaço de Trabalho
Um ambiente de trabalho organizado faz uma grande diferença na produtividade e manter o espaço limpo e livre de distrações visuais ajuda a criar uma atmosfera de foco e clareza.
Reserve alguns minutos no início ou no final do dia para organizar sua mesa, separar os materiais que você realmente usa e eliminar aquilo que não é necessário, pois um espaço de trabalho bem organizado reduz o estresse e facilita a concentração.
7. Defina Limites e Estabeleça Rotinas
Definir limites claros para o trabalho e o tempo pessoal é essencial, especialmente para quem trabalha remotamente, procure separar horários específicos para começar e terminar o expediente e comunique esses limites com a equipe e com a família.
Além disso, estabeleça uma rotina para ajudar a criar disciplina e facilitar a adaptação do cérebro ao trabalho, tornando mais fácil focar e ser produtivo.
8. Invista em Ferramentas de Produtividade
Há diversas ferramentas digitais que podem otimizar o seu trabalho e aumentar a produtividade, softwares de gerenciamento de tarefas, como Trello, Asana e Notion podem ajudar a organizar projetos e acompanhar o progresso.
Aplicativos como o Focus@Will e o Brain.fm oferecem músicas para concentração, enquanto o RescueTime analisa o uso do tempo e fornece insights para você identificar e corrigir possíveis “ladrões de tempo”.
6 exemplos de indicadores de produtividade
Para se aprofundar ainda mais no conceito de produtividade — mas agora saindo da teoria e adentrando na prática — os indicadores de desempenho, conhecidos como KPIs (Key Performance Indicator), são ferramentas capazes de medir a produtividade da equipe.
Eles funcionam como uma espécie de avaliação da eficiência e da capacidade de ação tida com os recursos disponibilizados para poder realizar determinada atividade.
Os resultados dessa análise dão o direcionamento necessário para que o caminho correto em busca do objetivo seja trilhado. Veja, abaixo, 6 exemplos de indicadores de produtividade que podem ser aplicados pela organização a fim de manter a empresa produtiva.
Indicadores de qualidade
Essa métrica está diretamente interligada com a satisfação da clientela e com a experiência do usuário. Isso porque uma das principais metas — senão a principal — é entregar ao cliente um produto ou serviço que de fato o satisfaça e atenda às suas necessidades.
Há alguns números que auxiliam na medição desse indicador, são:
- Volume de reclamações;
- Tempo de resposta do atendimento ao cliente;
- Número de entregas dentro do prazo.
Indicadores de capacidade
Através do indicador de capacidade é possível estabelecer objetivos condizentes com a capacidade de produção da empresa. Dessa forma, as chances da organização se comprometer com uma demanda que não poderá ser executada, são eliminadas.
Assim, os recursos, a qualidade e a quantidade de entregas são associadas e ainda há um parâmetro sobre possíveis setores subutilizados ou até mesmo sobrecarregados.
Indicadores estratégicos
Os indicadores de estratégia são mais técnicos, pois são utilizados como base nas tomadas de decisão futuras da organização. Porém, a pandemia de COVID-19 está mostrando que, além de mensurar o alcance das metas e objetivos traçados, também é importante formular estratégias emergenciais para situações de crise.
Ou seja, assim como esses indicadores servem para apontar uma possível mudança de estratégia em caso de resultados abaixo ou acima do esperado, também podem ser úteis para guiar a empresa em meio a contratempos externos.
Indicadores de lucratividade
A lucratividade deve ser compulsoriamente medida por todos os negócios existentes, independente do tamanho.
Com essa métrica, os valores angariados com cada projeto realizado são calculados e, por meio desses dados, é possível decidir com clareza aqueles que serão ou não mantidos e os que podem ser descartados.
Indicadores de competitividade
Mais uma vez, independente do tamanho do negócio, sempre haverá ao menos um concorrente — direto ou indireto. Por esse motivo, é importante ter ferramentas capazes de mensurar a competitividade da organização perante à concorrência.
Uma maneira de executar essa análise, é o market share, que consiste no percentual de mercado controlado pela empresa em comparação aos seus concorrentes.
A partir do momento que se tem consciência sobre a parte do mercado ocupada pelo próprio negócio, há como adaptar as ações desempenhadas para melhorar a posição do negócio se baseando no cenário real.
Indicadores de turnover
No momento atual, talvez seja esse o indicador mais importante a ser medido pelas organizações. Os indicadores de turnover medem a satisfação dos funcionários em relação à empresa, cargos ocupados e atividades desempenhadas, por meio da rotatividade dos colaboradores.
Caso esses dados sejam muito altos, é necessário investigar possíveis problemas de liderança, sobrecarga, ambiente de trabalho, etc. Assim, a produtividade poderá ser analisada de forma direta e assertiva.
Como manter a produtividade em tempos de crise
A pandemia do coronavírus mudou completamente a realidade do mundo e o dia a dia de todas as pessoas. De repente, sem nenhum tipo de aviso prévio, o direito de ir e vir foi brutalmente afetado por uma doença que, até poucos meses atrás, era indiferente para todos nós.
O medo sempre existiu. Assaltos, assassinatos, tiroteios, balas perdidas, acidentes e todos os outros perigos já conhecidos pelos seres humanos. No entanto, o desconhecido é o maior de todos os temores, pois não se sabe o que esperar dele.
Em meio à tantas perguntas que ainda seguem sem resposta, é preciso manter o foco e a produtividade. Mas como?
De fato não é algo simples de ser feito, mas, mais do que nunca, extremamente necessário. Não somente para a manutenção do emprego e da renda, que são primordiais para a vida de todos, mas também para ter forças para seguir em frente.
Essa não é a primeira crise vivida por essa geração, mas, sem dúvidas, é a mais séria do século. E a improdutividade fomenta ainda mais o sentimento de frustração e a falta de perspectiva sobre o futuro.
Portanto, é necessário ter em mente que, atualmente, a produtividade é vital, tanto para as organizações quanto para as próprias pessoas. Manter a produtividade nesse período surtirá efeitos positivos em todas as áreas e, ao fim dessa crise, a semente plantada renderá frutos valiosos.
Então, para manter a produtividade em meio ao caos, basta estar consciente de que tudo é passageiro, mas, ao mesmo tempo, o impacto é permanente. Ou seja, deve ser feito o possível para que ele seja benéfico.
O que as empresas podem fazer para manter a produtividade dos colaboradores?
As organizações têm um papel fundamental no estímulo à produtividade, especialmente durante esse período de isolamento social e à adoção — de certa forma — compulsória do sistema de trabalho home office.
Entretanto, embora o trabalho remoto não seja novidade para alguns — sendo até mesmo a realidade de muitos —, diversas empresas estão o aderindo pela primeira vez.
Com isso, antes de ser imposta qualquer medida relacionada a incentivar os colaboradores a serem produtivos, é necessário estruturar o negócio para que ele, de fato, funcione à distância.
Em primeiro lugar, é imprescindível estabelecer uma política de home office, a fim de esclarecer os direitos e deveres das partes. Além disso, segundo a legislação, o “teletrabalho” deve ser registrado através de um aditivo anexado ao contrato de trabalho.
Após sanadas essas questões, é possível instigar a produtividade de forma efetiva. Confira, a seguir, alguns métodos.
Exercer liderança
Nessa fase difícil que está sendo atravessada por todos, acalmar o ânimo dos funcionários e assegurá-los em relação às suas habilidades é uma medida descomplicada e, ao mesmo tempo, humanitária, que pode ser tudo o que eles precisam para se manterem produtivos.
Portanto, expor a posição da firma diante da crise e ressaltar que está disponível para falar sobre o assunto e auxiliá-los no que for necessário é essencial.
Você sabe como manter o desenvolvimento de mercado em situações de crise?
Ouvir os colaboradores
Ouvir a opinião dos funcionários acerca das ferramentas necessárias no trabalho, por exemplo, tem um grande peso na produtividade da equipe.
Isso porque a partir do momento que os colaboradores percebem que suas opiniões estão sendo levadas em consideração, eles se sentem parte integrante e relevante do negócio. Com isso, mesmo à distância, saberão que o trabalho desempenhado por eles é importante e valoroso para a empresa.
Estabelecer rotinas de trabalho
É primordial o estabelecimento de uma rotina de contatos e reuniões juntamente com as equipes. Felizmente, há diversos meios de fazer isso remotamente, desde os convencionais telefonemas até uma infinidade de ferramentas de produtividade e comunicação (Trello, Whatsapp e Slack, por exemplo) e videoconferências (como Skype, Hangouts e Zoom).
Definir metas
Traçar metas é um dos meios mais eficientes de manter os colaboradores motivados e, consequentemente, produtivos. Porém, não basta apenas defini-las. Também é preciso dar instruções sobre a direção a seguir, além de prestar assistência quando for necessário. Do contrário, essa medida pode ter efeito contrário e acabar frustrando e desmotivando os colaboradores.
Acompanhar os indicadores
Alguns parágrafos acima, mencionamos os KPIs (Key Performance Indicator), que são os indicadores de desempenho. Para obter dados concretos sobre os índices de produtividade da equipe, é importante acompanhá-los de perto e tomar as devidas providências a partir deles.
Oferecer feedbacks
Os feedbacks são sempre indispensáveis, tanto porque a grande maioria das pessoas necessita de direcionamento, quanto devido ao estímulo que o reconhecimento traz e à importância de corrigir ou melhorar atitudes que sejam pouco assertivas.
Por essas razões, o ideal é não poupar esforços para realizar essa análise aprofundada e, ao menos uma vez a cada quinze dias, dar um feedback sobre o rendimento individual de cada colaborador.
Cobrar resultados
Ainda que a ideia seja criar um ambiente de trabalho o mais semelhante possível ao das instalações da empresa, há funcionários que serão mais produtivos em horários alternativos — principalmente os que têm filhos pequenos.
Então, se o campo de atuação da organização não estiver diretamente ligado a um timing específico, permitir que os colaboradores criem suas próprias rotinas eletivas é um bom caminho. E, para que o trabalho continue fluindo no ritmo esperado, é necessário cobrar os resultados das produções.
Atentar-se a gestão
Apesar da equipe ser parte vital das organizações, não é somente ela que mantém o negócio produtivo. A crise em que o mundo está imerso está recheada de imprecisões, dessa forma, infelizmente, os prejuízos financeiros são evidentes. Logo, a liderança tem o dever de reforçar, mesmo por meio do teletrabalho, as práticas de gestão até o fim da pandemia.
Fazer um planejamento financeiro
Analisar o caixa da empresa e avaliar por quanto tempo o negócio é capaz de sobreviver em meio a uma situação extremamente crítica é indispensável.
Pois, com esses dados em mãos, é possível tomar atitudes para prolongar a vida da organização. Como despesas que podem ser cortadas sem que cause um grande impacto na produção, opções de crédito disponibilizadas em casos de necessidade e considerar a possibilidade de solicitar a postergação dos prazos de pagamento de dívidas ao banco.
Criar uma política de renegociação de contratos
Não há como fugir da realidade e, assim como a organização contratada terá uma queda nos ganhos financeiros, o mesmo acontecerá com a contratante.
E, tendo ciência desse fato, uma boa opção é criar uma política de renegociação de contrato fixa, que seja possível aplica-la em todos os casos.
Algumas sugestões podem incluir descontos durante um período determinado, além de um compromisso efetivado em contrato para que o valor normal seja restabelecido dentro de alguns meses.
Avaliar as oportunidades
Ainda que esse seja um momento de baixa para a esmagadora maioria dos negócios, há empresas que estão obtendo um aumento na oferta de serviços e produtos. Como organizações que ofertam ferramentas de auxílio à produtividade e negócios que entregam produtos em casa.
Logo, avaliar, dentro do ramo de atuação da empresa, quais são as ofertas mais aderentes ao momento ou quais delas podem ser adaptadas, é uma excelente opção. Ao identificá-las, não se deve hesitar em impulsioná-las, ainda que seja necessário realizar algum tipo de investimento financeiro.
Zelar pela segurança da informação
Com os colaboradores em home office, é esperado que haja brechas em relação à segurança da informação. Esse problema é ainda mais agravante por não ter tido uma preparação prévia e a modalidade de trabalho remoto ter se estabelecido repentinamente.
Com isso, os hackers estão prontos para tirar proveito desse momento de fragilidade do mundo dos negócios. E as perdas geradas por um ataque cibernético podem ser irreparáveis.
Por esse motivo, é imprescindível assegurar uma conexão totalmente segura em qualquer lugar que o sistema da empresa seja acessado, incluindo uma série de fatores de autenticação de identidade.
Portanto, vale a pena investir em soluções de segurança cibernética para evitar que os perigos não somente afetem a produtividade do negócio, mas também não o destruam.
Por fim, nas empresas onde não for possível adotar o sistema de trabalho remoto, é preciso intensificar as medidas de proteção contra o COVID-19, além de garantir a prestação de qualquer tipo de auxílio aos colaboradores, para que eles de sintam seguros dentro do possível.
Dicas para manter a produtividade durante o home office
Nem todas as pessoas estão preparadas para integrar um sistema de trabalho remoto, sobretudo quando não houve tempo de realizar nenhum tipo de preparação para isso.
É possível manter a produtividade em alta por meio de dicas que, apesar de parecerem simples, são extremamente importantes.
Organização em primeiro lugar
Se possível, planeje diariamente — seja por meio de agenda ou de um aplicativo — o seu dia de trabalho. Além disso, formule uma lista de prioridades para que você tenha um norte em relação aos seus compromissos diários e seja capaz de realizar todas as atividades necessárias.
Comprometa-se com as entregas
Para que os seus horários de trabalho e descanso sejam respeitados, seja disciplinado e estabeleça um ritmo de produção para que possa realizar as entregas dentro dos prazos determinados. Ainda, evite ao máximo fazer qualquer atividade de cunho pessoal dentro do seu horário de trabalho.
Tenha hábitos saudáveis
Alimente-se nos horários corretos e de forma saudável, além disso, tenha locais diferentes para trabalhar e fazer as suas refeições.
Atitudes fáceis como essas podem ter um impacto direto na sua produtividade, assim como cochilar durante 20 minutos após o almoço.
Tire o pijama
Há quem trabalhe bem de pijama, no entanto, para a maioria das pessoas, trocar de roupa e se arrumar adequadamente para o trabalho surte um efeito positivo no rendimento.
Visto que manter uma atitude corriqueira faz com que você se situe e entre no clima organizacional necessário para executar as atividades oriundas do cargo ocupado.
Comunique-se com o restante da equipe
É fundamental que haja uma comunicação contínua e direta entre as equipes, para que todos estejam a par das dinâmicas de trabalho, urgência dos projetos e alterações de prazos.
Os gestores são os maiores responsáveis pelo compartilhamento frequente do cronograma e das demais informações, além de se manterem sempre disponíveis para sanar as dúvidas que surgirem.
Porém, também é essencial que os integrantes do time se comuniquem entre si, especialmente durante a realização de tarefas conjuntas.
Sobre as Contratações
Como já foi dito anteriormente, há negócios que, mesmo durante a pandemia, estão registrando o crescimento de suas ofertas, portanto, conclui-se que também está havendo uma maior procura por determinados produtos e serviços. Com isso, pode vir a ser necessária a integração de novos funcionários ao cargo de colaboradores da empresa.
Contratar pessoas de forma remota pode acabar se tornando uma tarefa árdua, visto que, além da dificuldade de realizar um recrutamento à distância, ainda há a possibilidade de sobrecarga devido às mudanças geradas pela alteração do sistema de trabalho. No entanto, felizmente, há uma luz no fim do túnel capaz de sanar esse problema com excelência.
Essa luz se chama abler, o software de recrutamento digital que gerencia e otimiza os processos de seleção das empresas. Através dele, é feita uma triagem automática dos currículos por meio de inteligência artificial, que, além de poupar tempo, ainda possibilita a realização de outras atividades .
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Então, que tal pedir uma demonstração da nossa plataforma e comece a otimizar o processo de contratação da sua empresa de uma maneira produtiva, economizando o seu tempo e reduzindo custos.
