Offboarding: Como Fazer e Qual a Sua Importância

O mer­ca­do de tra­bal­ho pos­sui diver­sas eta­pas e oper­ações impor­tantes, prin­ci­pal­mente quan­do se tra­ta da gestão de pes­soas. São vários momen­tos impor­tantes den­tro da jor­na­da do fun­cionário, como o recru­ta­men­to e seleção, onboard­ing, treina­men­to e desen­volvi­men­to e inclu­sive o off­board­ing.

Dessa for­ma, podemos ver que o papel do RH não está ape­nas em faz­er um proces­so de seleção efi­ciente, geren­ciar o desen­volvi­men­to, moti­vação e enga­ja­men­to dos fun­cionários e o cli­ma orga­ni­za­cional. 

Mas, além de tudo isso, a saí­da de colab­o­radores tam­bém é uma eta­pa da gestão de pes­soas. Por isso, é pre­ciso ter um proces­so de desliga­men­to de fun­cionários dev­i­da­mente pen­sa­do e estru­tu­ra­do de for­ma respeitosa.

A maneira de praticar o off­board­ing influ­en­cia a per­cepção do futuro ex-colab­o­rador sobre a empre­sa, poden­do impactar na cul­tura orga­ni­za­cional e na imagem da sua mar­ca empre­gado­ra. 

O que é offboarding?

O off­board­ing, é o proces­so de geren­ci­a­men­to do desliga­men­to de fun­cionários. Ou seja, é o con­jun­to de pro­ced­i­men­tos real­iza­dos quan­do um fun­cionário deixa a empre­sa, seja por demis­são, aposen­ta­do­ria ou tér­mi­no de con­tra­to.

Essa estraté­gia tem o obje­ti­vo de realizar um encer­ra­men­to de maneira orde­na­da o rela­ciona­men­to empre­gatí­cio, garan­ti­n­do que o fun­cionário deixe a empre­sa de for­ma respeitosa e estru­tu­ra­da. 

Um off­board­ing efi­caz deve man­ter uma abor­dagem human­iza­da e respeitosa durante esse perío­do de tran­sição entre o fun­cionário e a empre­sa, preser­van­do a rep­utação da mar­ca. Essa eta­pa envolve algu­mas ativi­dades como:

• a trans­fer­ên­cia de respon­s­abil­i­dades;
• cole­ta de feed­back;
• pro­ced­i­men­tos legais e admin­is­tra­tivos.

Qual a importância do offboarding?

O proces­so de desliga­men­to de um fun­cionário é muito del­i­ca­do e ter uma estru­tu­ra de off­board­ing é uma boa estraté­gia para além da final­iza­ção do con­tra­to de tra­bal­ho. 

É impor­tante ter um proces­so de off­board­ing estru­tu­ra­do e efi­ciente, pois ele envolve a rep­utação da empre­sa. Dessa for­ma, é impor­tante que o fun­cionário ten­ha uma saí­da respeitosa e que refli­ta os val­ores e práti­cas da cul­tura orga­ni­za­cional.

Melhores práticas do Offboarding

Como já men­cionamos aqui, é fun­da­men­tal que as empre­sas, em ger­al, con­duzam esse proces­so de for­ma orga­ni­za­da, respei­tan­do o profis­sion­al que está de saí­da. Para isso, pen­samos em algu­mas boas práti­cas para você ado­tar no seu off­board­ing.

Demonstre empatia durante o offboarding

O desliga­men­to de um pode ser um momen­to del­i­ca­do. Por isso, inde­pen­dente de um desliga­men­to vol­un­tário ou não, é impor­tante mostrar empa­tia e garan­tir que a pes­soa se sin­ta respeita­da.

Ofer­e­cer um tem­po para ouvir suas pre­ocu­pações pode ser muito inter­es­sante para todos os envolvi­dos. Recon­hecer as con­tribuições dessa pes­soa é fun­da­men­tal, assim como ofer­e­cer apoio emo­cional pode aju­dar a suavizar a tran­sição.

Tenha uma comunicação clara

A transparên­cia é fun­da­men­tal, prin­ci­pal­mente durante o proces­so de desliga­men­to. Cer­ti­fique-se de comu­nicar os detal­h­es do desliga­men­to, como pra­zos, bene­fí­cios pen­dentes, paga­men­to final e pro­ced­i­men­tos admin­is­tra­tivos. 

É impor­tante que o fun­cionário com­preen­da todas as eta­pas do proces­so, então forneça as infor­mações detal­hadas para que ele se sin­ta mais con­fortáv­el durante a saí­da.

Ofereça todo suporte necessário

Uma boa práti­ca para o off­board­ing é ofer­e­cer todo suporte para facil­i­tar a tran­sição do fun­cionário. O profis­sion­al pode encon­trar difi­cul­dades nesse proces­so, por isso, é inter­es­sante ter esse apoio da orga­ni­za­ção. 

Esse suporte pode incluir:

• ori­en­tação sobre bene­fí­cios;
• assistên­cia na bus­ca por opor­tu­nidades;
• aces­so a pro­gra­mas de acon­sel­hamen­to;
• ou apoio emo­cional e psi­cológi­co.

Dessa for­ma, é pos­sív­el que a gestão de pes­soas garan­ta que o colab­o­rador se sin­ta apoia­do mes­mo após deixar a empre­sa. Essa tam­bém é uma óti­ma opor­tu­nidade para colo­car em práti­ca os val­ores e cul­tura da empre­sa.

Como realizar um offboarding?

Assim como é impor­tante se preparar para a chega­da de um novo colab­o­rador e rece­bê-lo de for­ma amigáv­el e acol­he­do­ra, na hora da par­ti­da de um profis­sion­al não deve ser difer­ente.

Dessa for­ma, veja como con­duzir um proces­so de off­board­ing de for­ma orga­ni­za­da e efi­ciente.

Confira os processos legais e administrativo

De iní­cio, o off­board­ing requer a ver­i­fi­cação dos pro­ced­i­men­tos legais e admin­is­tra­tivos. Dessa for­ma, cer­ti­fique-se de que todos os doc­u­men­tos per­ti­nentes este­jam em ordem, e em con­formi­dade com as leis tra­bal­his­tas.

Informe a decisão de forma empática

Se for um proces­so de desliga­men­to que parte da empre­sa, é pre­ciso comu­nicar essa decisão de for­ma empáti­ca. Isso porque, o profis­sion­al pode não estar prepara­do.

Então é pre­ciso que os Recur­sos Humanos este­jam prepara­dos para ofer­e­cer apoio e esclarec­i­men­tos ao fun­cionário.

Realize uma entrevista de desligamento

A entre­vista de desliga­men­to é uma eta­pa fun­da­men­tal para o RH e toda a empre­sa. 

Pois, através dela, a gestão pode cole­tar feed­backs per­ti­nentes e sin­ceros do fun­cionário que está sain­do. 

Durante essa con­ver­sa, busque saber sobre a exper­iên­cia do fun­cionário na empre­sa, seus motivos para sair — se for o caso — e quais são suas sug­estões para mel­ho­rias. Essa estraté­gia de feed­backs pos­si­bili­ta a aquisição de insights valiosos.

Faça a transição de tarefas

Um pon­to que é fun­da­men­tal para esse proces­so de desliga­men­to é a trans­fer­ên­cia de respon­s­abil­i­dades. Nes­sa eta­pa, é necessário que o ex-fun­cionário repasse para out­ros cole­gas ou suces­sores as infor­mações impor­tantes sobre as tare­fas do car­go para man­ter a con­tinuidade das oper­ações.

Checklist para offboarding

O proces­so de desliga­men­to é um acon­tec­i­men­to bem comum nas empre­sas. Mas você sabe quan­do isso vira um prob­le­ma? Para isso, é impor­tante saber como está a sua taxa de turnover. 

Boas Práticas de Offboarding: Exemplos Inspiradores

Algu­mas empre­sas se desta­cam na for­ma como con­duzem o proces­so de off­board­ing e podem servir de inspi­ração:

• LinkedIn: A empre­sa ofer­ece um pro­gra­ma de des­pe­di­da estru­tu­ra­do que inclui feed­backs detal­ha­dos e uma rede de ex-colab­o­radores que facili­ta futuras conexões. O LinkedIn val­oriza o net­work­ing e recon­hece o val­or de man­ter uma boa relação com aque­les que deix­am a empre­sa. 
• McK­in­sey & Com­pa­ny: A con­sul­to­ria man­tém uma rede ati­va de ex-colab­o­radores, permitin­do que eles se man­ten­ham conec­ta­dos e con­sid­er­a­dos para futuras opor­tu­nidades e esse pro­gra­ma de alum­ni é val­oriza­do pela empre­sa e pelos ex-fun­cionários, que man­têm um vín­cu­lo mes­mo após o desliga­men­to. 
• Patag­o­nia: Con­heci­da por sua forte cul­tura orga­ni­za­cional, a Patag­o­nia real­iza entre­vis­tas de desliga­men­to apro­fun­dadas para cole­tar feed­backs hon­estos, a empre­sa val­oriza o bem-estar dos colab­o­radores e bus­ca con­tin­u­a­mente mel­ho­rar seu ambi­ente de tra­bal­ho com base nas exper­iên­cias dos que saem.

Offboarding e Employer Branding

A maneira como a empre­sa con­duz o off­board­ing afe­ta dire­ta­mente seu employ­er brand­ing (mar­ca empre­gado­ra). Um proces­so de saí­da respeitoso e bem estru­tu­ra­do con­tribui para uma imagem pos­i­ti­va da empre­sa, tornando‑a mais atra­ti­va para futur­os tal­en­tos, os profis­sion­ais que tiver­am uma boa exper­iên­cia de off­board­ing podem recomen­dar a empre­sa a out­ros profis­sion­ais ou até mes­mo con­sid­er­ar retornar no futuro.

Além dis­so, em uma era de transparên­cia, feed­backs de ex-fun­cionários podem apare­cer em platafor­mas de avali­ação, des­ta for­ma um off­board­ing éti­co e profis­sion­al aju­da a man­ter avali­ações pos­i­ti­vas e a con­stru­ir uma rep­utação sól­i­da.

Os Desafios do Offboarding e Como Superá-los

Alguns dos desafios comuns no proces­so de off­board­ing incluem:

• Gestão das Emo­cional­i­dades: Espe­cial­mente em casos de demis­são, lidar com as emoções do colab­o­rador e man­ter o profis­sion­al­is­mo pode ser desafi­ador. Nes­sas situ­ações, é impor­tante que o RH seja empáti­co e este­ja prepara­do para lidar com difer­entes reações. 
• Per­da de Con­hec­i­men­to: A saí­da de um colab­o­rador pode resul­tar em per­da de con­hec­i­men­to espe­cial­iza­do, o esta­b­elec­i­men­to de proces­sos de doc­u­men­tação e de trans­fer­ên­cia de con­hec­i­men­to aju­da a mit­i­gar esse impacto. 
• Risco de Segu­rança da Infor­mação: Aces­sos a sis­temas e redes da empre­sa pre­cisam ser revo­ga­dos de for­ma cuida­dosa para garan­tir a pro­teção de dados, o RH e a equipe de TI devem coor­denar esse proces­so para evi­tar riscos de segu­rança.

Conclusão

O off­board­ing é uma eta­pa fun­da­men­tal na exper­iên­cia dos colab­o­radores e deve ser trata­do com a mes­ma atenção que o onboard­ing e estru­tu­ran­do um proces­so de saí­da respeitoso e com­ple­to, a empre­sa não só val­oriza a con­tribuição de seus profis­sion­ais, mas tam­bém for­t­alece seu employ­er brand­ing e mel­ho­ra o cli­ma orga­ni­za­cional.

Inve­stir em off­board­ing é inve­stir na imagem da empre­sa, nos rela­ciona­men­tos futur­os e na con­strução de um ambi­ente onde cada ciclo, do iní­cio ao fim, é mar­ca­do por respeito e profis­sion­al­is­mo.