Como organizar a rotina de recrutamento: 7 passos

O proces­so de recru­ta­men­to e seleção abrange muitas eta­pas e todas pre­cisam de bas­tante atenção, já que é através desse proces­so que os profis­sion­ais entram na empre­sa. 

Ter um proces­so orga­ni­za­do aju­da a otimizar o tem­po do recru­ta­dor, que con­segue geren­ciar o recru­ta­men­to com maior atenção. A efe­tivi­dade de uma con­tratação muitas vezes pode estar lig­a­da a orga­ni­za­ção dos proces­sos.

Dessa for­ma, para que o seu recru­ta­men­to pos­sa ger­ar bons resul­ta­dos é pre­ciso saber como orga­ni­zar a roti­na. 

Pen­san­do nis­so, pon­tu­amos 7 pas­sos para você orga­ni­zar seu recru­ta­men­to. Con­fi­ra!

Como organizar a rotina para ter um recrutamento mais produtivo e otimizado

Ter proces­sos muito lon­gos, uma alta taxa de turnover e faz­er con­tratações pouco efe­ti­vas podem ser con­se­quên­cias de proces­sos mal feitos. E a orga­ni­za­ção da roti­na do recru­ta­men­to pode estar dire­ta­mente lig­a­da a isso.

Dessa for­ma, saber como orga­ni­zar a roti­na de tra­bal­ho para um recru­ta­men­to e seleção mais efi­caz é extrema­mente impor­tante. Para isso, você pode seguir as seguintes dicas:

1. Defina prioridades

A coisa mais impor­tante a faz­er quan­do você estiv­er orga­ni­zan­do seu proces­so de recru­ta­men­to é esta­b­ele­cer suas pri­or­i­dades. Se você já está tra­bal­han­do em um proces­so, é impor­tante saber o que dar pri­or­i­dade para resolver.

No caso de muitas vagas e geren­ciar todas de uma vez não é uma opção, por exem­p­lo, ava­lie qual vaga pre­cisa ser fecha­da o quan­to antes e quais você pode dar um anda­men­to mais lento. 

Uma dica pode ser: faz­er uma lista de todas as tare­fas que você con­sid­era impor­tantes e depois clas­si­ficá-las por importân­cia ou urgên­cia. Assim, é pos­sív­el se orga­ni­zar mel­hor. 

O ide­al é ter tudo plane­ja­do, pois assim já haverá uma hier­ar­quiza­ção do que é pre­ciso faz­er através das eta­pas esta­b­ele­ci­das. 

2. Planeje seus processos seletivos

O plane­ja­men­to do proces­so é uma das prin­ci­pais for­mas de como orga­ni­zar a roti­na do seu RH. Para isso, é necessário mapear algu­mas infor­mações e definir alguns pon­tos como:

• o per­fil de can­dida­to ide­al;
• canais de divul­gação;
• o job descrip­tion;
• as hard e soft skills;
• testes que serão apli­ca­dos;
• dinâmi­cas;
• entre­vis­tas — quan­tas e com quem;

Com essas infor­mações você con­segue estru­tu­rar mel­hor seus proces­sos e e assim real­izá-los com mais assertivi­dade.

3. Defina as etapas do processo

Durante o plane­ja­men­to é impor­tante, tam­bém, definir as eta­pas que serão apli­cadas durante o proces­so. Isso aju­da a esta­b­ele­cer uma sequên­cia — que pode ser apli­ca­da em out­ros proces­sos — que aju­da a man­ter uma ordem do que deve ser feito.

Assim, você sabe por onde começar e o que faz­er sem segui­da, após cada eta­pa. Uma dica impor­tante é esta­b­ele­cer um pra­zo de iní­cio e fim para o proces­so e para cada eta­pa. Pois a eta­pa de divul­gação, por exem­p­lo, requer um tem­po de espera para o rece­bi­men­to das can­di­dat­uras, se não for necessário faz­er hunt­ing.

4. Tenha um cronograma detalhado das atividades

Você pode definir as ativi­dades que são fazem parte da sua roti­na no proces­so de recru­ta­men­to, como a triagem de cur­rícu­los. Nesse item, adi­cione os critérios que são impor­tantes a serem avali­a­dos. Assim você con­segue cri­ar um padrão de análise e faz­er uma triagem man­u­al mais dinâmi­ca.

E isso pode ser feito em todas as eta­pas, seja nas entre­vis­tas, testes e até no envio de feed­backs — que você não pode esque­cer!

Um crono­gra­ma ou check­list que indi­ca as datas e os horários de real­iza­ção de cada ativi­dade é uma óti­ma opção de como orga­ni­zar a roti­na.

5. Centralize seu recrutamento

Con­tar com uma fer­ra­men­ta que aux­ilie na cen­tral­iza­ção do seu proces­so seria ide­al para você con­seguir geren­ciar um ou mais proces­sos de for­ma mais práti­ca. Isso evi­ta que você pule algu­ma eta­pa ou deixe pas­sar algu­ma ação impor­tante.

Admin­is­trar um recru­ta­men­to cen­tral­iza­do é mais fácil e isso tam­bém otimiza bas­tante o tem­po gas­to nos proces­sos. Com isso, não só pode acom­pan­har mel­hor seus proces­sos e can­didatos, como tam­bém cer­ti­ficar que sua seleção será mais democráti­ca.

6. Automatize tarefas

A automação é uma grande ami­ga da orga­ni­za­ção do recru­ta­men­to. Isso porque, através de fer­ra­men­tas de automação é pos­sív­el tornar algu­mas tare­fas mais sim­ples e real­izá-las de maneira mais ráp­i­da. E a fal­ta de automação pode estar cau­san­do a des­or­ga­ni­za­ção dos seus proces­sos.

Algu­mas tare­fas que você pode aplicar automações e que vão aju­dar — e muito — na gestão das suas tare­fas são:

Divulgação de vagas

Cri­ar um bom job descrip­tion é uma tare­fa man­u­al e não tem como fugir, por isso o plane­ja­men­to é impor­tante, para torná-lo mais sim­ples. Mas a divul­gação desse anún­cio de vagas não pre­cisa ser feito um a um em casa site de emprego.

Autom­a­ti­zar essa tare­fa facili­ta seu tra­bal­ho e garante um tem­po a mais para focar em out­ras tare­fas. Isso porque a automação faz o tra­bal­ho de enviar para todos os por­tais o seu anún­cio.

Triagem

Com a fer­ra­men­ta cer­ta, depois de rece­ber todas as can­di­dat­uras, você pode fil­trar os can­didatos em poucos segun­dos. Com a automação, aplique fil­tros de acor­do com o per­fil de can­dida­to ide­al e ten­ha uma lista de pes­soas desta­cadas com as car­ac­terís­ti­cas que sua vaga pre­cisa.

Análise de dados

A automação aju­da tam­bém a anal­is­ar os seus dados, geran­do relatórios automáti­cos com infor­mações e indi­cadores impor­tantes para o seu recru­ta­men­to. 

Ter a sua dis­posição fer­ra­men­tas que forneçam essas infor­mações é de extrema importân­cia, prin­ci­pal­mente se você quer ter proces­sos estratégi­cos. 

Pois dessa for­ma, é pos­sív­el traçar estraté­gias mais efi­cientes para encon­trar e sele­cionar can­didatos qual­i­fi­ca­dos, faz­er mudanças para ter mais efi­ciên­cia e traçar metas para o time de RH.

Ações em massa

Out­ra tare­fa que a automação pode aju­dar é naque­la tare­fa que você pre­cisa faz­er para muitos can­didatos, e que é muito tra­bal­hosa ter que faz­er uma a uma. 

Um exem­p­lo dis­so é faz­er a mudança de fase, com um soft­ware você pode sele­cionar os can­didatos e passá-los todos de uma só vez para a próx­i­ma eta­pa. 

Com ess­es mes­mos can­didatos sele­ciona­dos, você pode enviar a eles um feed­back de que pas­saram para a próx­i­ma eta­pa, por exem­p­lo. Essas e out­ras ações para muitos can­didatos podem ser feitas de for­ma mais sim­pli­fi­ca­da.

7. Conte com a tecnologia para otimizar seus processos

Usar um ATS no seu recru­ta­men­to e seleção do iní­cio ao fim é a mel­hor for­ma para cen­tralizar, geren­ciar e autom­a­ti­zar seus proces­sos. E assim man­ter uma roti­na mais orga­ni­za­da.

Através de um soft­ware de R&S você pode otimizar tare­fas como a triagem, envio de e‑mails, a cri­ação de descrições de car­gos e acom­pan­har o pro­gres­so dos can­didatos através em um só lugar.

Usar a tec­nolo­gia a seu favor é o meio mais fácil de como orga­ni­zar a roti­na de todo seu RH em relação ao proces­so de recru­ta­men­to. Com a fer­ra­men­ta cer­ta é pos­sív­el mudar a maneira da sua empre­sa de recru­tar, tor­nan­do a seleção mais estratég­i­ca.

Como está o seu proces­so de recru­ta­men­to? Demos aqui algu­mas dicas de como orga­ni­zar a roti­na de recru­ta­men­to, mas você con­hece os motivos que podem causar essa des­or­ga­ni­za­ção?

Lis­ta­mos 5 motivos que podem estar envolvi­dos com a des­or­ga­ni­za­ção dos proces­sos e fazen­do com que sejam ine­fi­cientes. Veja aqui, quais são! Baixe o mate­r­i­al de for­ma gra­tui­ta.