Home Office: Dicas de Como Implementar o Trabalho Remoto

Antes da pan­demia do coro­n­avírus, que teve iní­cio em 2020, o home office não era uma real­i­dade para os brasileiros. Foi só depois desse momen­to de neces­si­dade – bus­can­do preser­var a inte­gri­dade físi­ca de seus fun­cionários — que as orga­ni­za­ções ado­taram tem­po­rari­a­mente esse sis­tema de tra­bal­ho.

Durante a pan­demia, essa medi­da foi extrema­mente impor­tante para o com­bate ao COVID-19, pois impediu aglom­er­ações no ambi­ente de tra­bal­ho. Além de evi­tar  o deslo­ca­men­to do empre­ga­do até a empre­sa, tor­nan­do pos­sív­el o iso­la­men­to social, sem encer­rar as ativi­dades do negó­cio.

A par­tir daí, muitas empre­sas começaram a imple­men­tar o home office de for­ma defin­i­ti­va, que con­siste, basi­ca­mente, no tra­bal­ho remo­to, que é exe­cu­ta­do à dis­tân­cia.

No entan­to, para que o home office de fato funcione na sua orga­ni­za­ção, é necessário esta­b­ele­cer uma políti­ca clara e con­sis­tente, onde todas as questões acer­ca desse mod­e­lo de tra­bal­ho sejam definidas e acor­dadas entre as partes envolvi­das. 

7 dicas de como aplicar a cultura home office na sua empresa

O home office saiu de uma neces­si­dade e virou uma estraté­gia das empre­sas. Lá no iní­cio da pan­demia grande parte dos empresários foram pegos de sur­pre­sa e ini­cia­ram o home office às pres­sas, sem nen­hu­ma estru­tu­ra ou tem­po para plane­jar isso.

Nesse con­tex­to, sele­cionamos 7 dicas de como imple­men­tar o tra­bal­ho remo­to nas orga­ni­za­ções. Con­fi­ra, abaixo!

Analise o cenário

Em primeiro lugar, é pre­ciso aten­tar-se à estru­tu­ra tec­nológ­i­ca que será ofer­e­ci­da ao colab­o­rador, tan­to em relação aos equipa­men­tos apro­pri­a­dos quan­to ao aces­so à inter­net em sua residên­cia.

É obri­gação das empre­sas e dos gestores anal­is­arem a via­bil­i­dade do home office para todos os seus empre­ga­dos, mape­an­do e traçan­do soluções para as pos­síveis difi­cul­dades que sur­girem pelo cam­in­ho.

Elabore uma política de home office

Após isso, é impre­scindív­el a elab­o­ração de uma políti­ca de home office que seja o mais detal­ha­da pos­sív­el. De acor­do com a leg­is­lação, o tra­bal­ho remo­to — chama­do de  “tele­tra­bal­ho” — deve ser reg­istra­do em um adi­ti­vo ao con­tra­to de tra­bal­ho.

Nesse adi­ti­vo, dev­erá con­star os dire­itos e os deveres da empre­sa e do fun­cionário, assim como quem se respon­s­abi­lizará pelos cus­tos ori­un­dos da infraestru­tu­ra (ener­gia elétri­ca e inter­net) e dos equipa­men­tos tec­nológi­cos (com­puta­dor, head­phones, etc).

Defina os canais de comunicação

Jun­to a equipe, é pre­ciso for­mu­lar a mel­hor estraté­gia de comu­ni­cação, visan­do a escol­ha de um canal que aten­da a todas as neces­si­dades requeri­das pelo tipo de tra­bal­ho desem­pen­hado pela orga­ni­za­ção.

Há diver­sas opções já con­heci­das e nor­mal­mente uti­lizadas nas empre­sas, como o Skype e o próprio What­sapp. Entre­tan­to, redes soci­ais cor­po­ra­ti­vas e intranets tam­bém podem ser boas alter­na­ti­vas.

Estabeleça horários fixos

É impor­tante que a roti­na de tra­bal­ho seja man­ti­da, ain­da que ele este­ja sendo desem­pen­hado em out­ro local. Além dis­so, o home office se tra­ta de um mod­e­lo de tra­bal­ho, então as condições de emprego— juridica­mente falan­do — são as mes­mas.

Por­tan­to, é necessário que as medi­das de con­t­role de horário sejam man­ti­das e, feliz­mente, exis­tem fer­ra­men­tas de auxílio, como alguns pro­gra­mas e aplica­tivos que fun­cionam como uma espé­cie de “pon­to vir­tu­al”. 

Utilize ferramentas de gerenciamento

Gerir uma equipe já não é uma tare­fa sim­ples, e à dis­tân­cia se tor­na um desafio ain­da maior. Dessa for­ma, recor­rer a soft­wares de gestão, como o Trel­lo e o Run­run it, é uma exce­lente escol­ha, pois são fer­ra­men­tas gra­tu­itas e de sim­ples uti­liza­ção.

Através delas, é pos­sív­el repas­sar as tare­fas aos fun­cionários, mon­i­torar o desen­volvi­men­to delas e, ain­da, avaliar o resul­ta­do. Tudo isso de maneira orde­na­da e clara para todos os usuários.

Estabeleça metas

Traçar metas em prol de um obje­ti­vo maior é pri­mor­dial para estim­u­lar os fun­cionários e man­ter a pro­du­tivi­dade em alta. Então, inde­pen­dente de qual for esse obje­ti­vo, é váli­do salien­tar a importân­cia de atin­gi-lo e ori­en­tar o cam­in­ho a ser segui­do.

Obvi­a­mente, é necessário acom­pan­har de per­to o cumpri­men­to dessas metas, mas sem­pre com cautela, para evi­tar o microgeren­ci­a­men­to. Pois — em grande parte dos casos — os efeitos da cobrança exces­si­va ten­dem a ser mais prej­u­di­ci­ais do que bené­fi­cos.

Faça reuniões

Por fim, faz­er reuniões diárias e breves, no iní­cio e no fim do expe­di­ente, é uma óti­ma maneira de encur­tar a dis­tân­cia e traz­er o cli­ma orga­ni­za­cional para o ambi­ente indi­vid­ual de cada colab­o­rador.

Caso essa fre­quên­cia não seja pos­sív­el, é recomen­da­do que se faça, no mín­i­mo, sem­anal­mente, para que a tro­ca seja fei­ta no tem­po cer­to, sem que infor­mações impor­tantes se per­cam em meio a out­ras.

Invista em Tecnologia

A tec­nolo­gia é um fator cru­cial para o suces­so do tra­bal­ho remo­to. Garan­ta que sua equipe ten­ha aces­so a fer­ra­men­tas de comu­ni­cação e colab­o­ração, como:

• Platafor­mas de Video­con­fer­ên­cia: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
• Fer­ra­men­tas de Gestão de Pro­je­tos: Trel­lo, Asana, Monday.com.
• Sis­temas de Armazena­men­to em Nuvem: Google Dri­ve, Drop­box, OneDrive.

Além dis­so, ofer­eça tam­bém suporte téc­ni­co para resolver prob­le­mas que pos­sam sur­gir.

Ofereça Treinamento

Não ape­nas os colab­o­radores pre­cisam se adap­tar ao tra­bal­ho remo­to, mas tam­bém os gestores. Ofer­eça treina­men­tos que abor­dem:

• Gestão Remo­ta de Equipes: Como man­ter a pro­du­tivi­dade e a moti­vação da equipe à dis­tân­cia.
• Fer­ra­men­tas Tec­nológ­i­cas: Capacite os colab­o­radores para usar as fer­ra­men­tas disponíveis de for­ma efi­ciente.

Promova a Comunicação e Colaboração

Man­ten­ha a comu­ni­cação aber­ta é essen­cial em um ambi­ente remo­to. Con­sidere:

• Reuniões Reg­u­lares: Agende reuniões de equipe para alin­har obje­tivos e com­par­til­har atu­al­iza­ções.
• Canais de Feed­back: Crie espaços para que os colab­o­radores pos­sam dar feed­back sobre o tra­bal­ho remo­to, aju­dan­do a iden­ti­ficar áreas de mel­ho­ria.

Foque na Saúde Mental e Bem-Estar

O tra­bal­ho remo­to pode levar ao iso­la­men­to. Por­tan­to, é impor­tante pro­mover ini­cia­ti­vas que pri­or­izem o bem-estar dos colab­o­radores:

• Ativi­dades de Team Build­ing: Orga­nize even­tos vir­tu­ais para for­t­ale­cer o rela­ciona­men­to entre a equipe.
• Pro­gra­mas de Apoio: Con­sidere ofer­e­cer aces­so a serviços de saúde men­tal, como con­sul­tas online ou platafor­mas de bem-estar.

Dicas para funcionários: como fazer home office

Para que o tra­bal­ho remo­to seja pro­du­ti­vo, é necessário que haja não somente o esforço cole­ti­vo, mas tam­bém a respon­s­abil­i­dade indi­vid­ual de cada um dos colab­o­radores que inte­gram o time.

O home office ain­da é um sis­tema de tra­bal­ho rel­a­ti­va­mente novo e, com isso, nem todos se habit­u­am a ele com facil­i­dade. Mas, por out­ro lado, há maneiras viáveis de torná-lo fun­cional mais rap­i­da­mente e, com isso, faz­er com que o tra­bal­ho flua mel­hor.

Ambiente 

O local de tra­bal­ho influ­en­cia dire­ta­mente no desem­pen­ho, por­tan­to, é recomen­da­do que o ambi­ente em que o home office será insta­l­a­do seja fixo. Ou seja, nada de sen­tar em qual­quer lugar com o note­book no colo. 

Se for pos­sív­el reser­var um cômo­do inteiro da casa para este fim, mel­hor. Caso con­trário, um can­to especí­fi­co já é sufi­ciente.

Ade­mais, orga­ni­za­ção é fun­da­men­tal. Por­tan­to, ter um gaveteiro, estante ou até mes­mo prateleiras de apoio para colo­car os mate­ri­ais uti­liza­dos é indis­pen­sáv­el, além de se tratar de obje­tos sim­ples de prov­i­den­ciar. 

Conforto

Tam­bém é necessário aten­tar-se ao con­for­to, espe­cial­mente dev­i­do às horas sen­ta­do em frente ao com­puta­dor. Por­tan­to, uma cadeira con­fortáv­el é essen­cial, assim como estar em um ambi­ente are­ja­do e ilu­mi­na­do, que têm impacto no cor­po e na mente.

Porém, nen­hum dess­es fatores dis­pen­sa inter­va­l­os a cada 2 horas, no máx­i­mo, para esticar as per­nas e espaire­cer a mente. A saúde vem sem­pre em primeiro lugar.

Foco

É pri­mor­dial con­ter dis­trações para que seja pos­sív­el focar total­mente no tra­bal­ho que está sendo desem­pen­hado. Fatores já cita­dos, como um ambi­ente pri­va­do e con­fortáv­el, aux­il­iam bas­tante nes­sa questão. Entre­tan­to, há out­ras medi­das que con­tribuem muito para impedir a desatenção.

Ter con­si­go tudo o que pode pre­cis­ar uti­lizar é uma delas, des­de papéis, cane­tas, pen dri­ves, car­regadores e obje­tos do gênero, até água, bis­coito, balas e lanch­es rápi­dos em ger­al. Assim, você evi­ta lev­an­tar fora dos horários de inter­va­lo e desen­volve suas tare­fas sem inter­rupções.

Vantagens e desvantagens do home office para empresa e colaboradores

Tudo tem seu lado pos­i­ti­vo e neg­a­ti­vo, por isso, con­forme você viu como imple­men­tar e estru­tu­rar um home office, veja quais são as van­ta­gens e desvan­ta­gens em inserir esse mod­e­lo de tra­bal­ho na sua empre­sa. 

Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Con­seguir equi­li­brar a vida profis­sion­al e pes­soal é uma cir­cun­stân­cia bem indi­vid­ual nesse caso, pois pode ser mais fácil para uns que para out­ros. 

Mas como bene­fí­cio, através do tra­bal­ho remo­to, como não é necessário se deslo­car até o escritório, é pos­sív­el faz­er todas as refeições com a família, por exem­p­lo. Além dis­so, fica mais fácil se vestir da for­ma que quis­er.

É pos­sív­el tam­bém aproveitar o tem­po  – que geral­mente é necessário para se deslo­car de casa ao escritório – que sobra para se dedicar a algum hob­by.

Aumento da produtividade

Os prin­ci­pais fatores para esse bene­fí­cio foram a elim­i­nação dos deslo­ca­men­tos entre casa e escritório e a diminuição das reuniões pres­en­ci­ais e lon­gas. Além, claro, da como­di­dade de estar em casa, pode pro­por­cionar mais con­for­to para focar e desem­pen­har mel­hor suas ativi­dades.

Queda da taxa de turnover

Você já deve saber que colab­o­radores sat­is­feitos pro­duzem mais e mel­hor, não é? Pois bem, nes­sas cir­cun­stân­cia, as chances de ger­arem mel­hores resul­ta­dos é maior, logo as chances de desliga­men­tos dimin­uem.

Com menos pes­soas entran­do e sain­do da empre­sa, a taxa de turnover é reduzi­da e o ambi­ente de tra­bal­ho mel­ho­ra, dan­do mais segu­rança e sat­is­fação aos colab­o­radores. 

Dessa for­ma, a empre­sa terá mais pro­du­tivi­dade e menos gas­tos com admis­são e demis­são. Além dis­so, a retenção de tal­en­tos aju­da a for­t­ale­cer a imagem da mar­ca empre­gado­ra, tor­nan­do- se refer­ên­cia no mer­ca­do.

Redução de custos

Com o home office a empre­sa econ­o­miza bas­tante com a infraestru­tu­ra e mate­ri­ais de escritório, pois não pre­cisa man­ter uma sede. Além de out­ros diver­sos gas­tos necessários quan­do se tem um escritório físi­co. 

Flexibilidade

Uma das van­ta­gens mais sig­ni­fica­ti­vas do tra­bal­ho remo­to é a flex­i­bil­i­dade de poder exercer suas ativi­dades em qual­quer local. Isso porque, chamamos de home office, mas na ver­dade é tra­bal­ho remo­to – home office é o espaço usa­do como escritório em casa.

Isso quer diz­er que, nes­sa modal­i­dade, o colab­o­rador pode tra­bal­har em uma cafe­te­ria ou nos cowork­ings, por exem­p­lo. Mais do que isso, a flex­i­bil­i­dade vai além do espaço, e tam­bém abrange os horários a serem cumpri­dos pelos profis­sion­ais.

Incentivo ao uso da tecnologia

A efi­ciên­cia na atu­ação a dis­tân­cia depende dire­ta­mente das fer­ra­men­tas uti­lizadas. Por isso é impor­tante voltar-se para a gestão do tem­po, orga­ni­za­ção, definição de pri­or­i­dades, comu­ni­cação entre os mem­bros da equipe e mais.

Con­tu­do, exis­tem algu­mas desvan­ta­gens em imple­men­tar o home office, veja aqui quais são elas

Distrações

Acred­i­ta­mos que esse seja um dos maiores desafios de quem tra­bal­ha de for­ma remo­ta, espe­cial­mente se o profis­sion­al ficar em casa. Com a família, TV, redes soci­ais e até o barul­ho das coisas que podem ter ao redor podem levar tirar a con­cen­tração. 

Nesse caso, é impor­tante enten­der o que está cau­san­do as dis­trações de procu­rar soluções para amenizar essa situ­ação. Por con­ta dis­so, algu­mas empre­sas têm pen­sa­do bas­tante em inve­stir no mel­hor do pres­en­cial e do remo­to, fazen­do o mod­e­lo híbri­do se tornar uma tendên­cia.

Sentimento de solidão

Out­ro pon­to neg­a­ti­vo de tra­bal­har longe dos cole­gas de tra­bal­ho é a sen­sação de solidão. Ficar longe dos cole­gas leva a um iso­la­men­to nat­ur­al e que pode ser bem prej­u­di­cial para a saúde men­tal de algu­mas pes­soas. Por isso, é impor­tante ten­tar o equi­líbrio.

Perda do equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Como men­ciona­do ante­ri­or­mente, essa situ­ação pode ser muito fácil para algu­mas pes­soas, mas para out­ras fica muito com­pli­ca­do equi­li­brar ess­es momen­tos, o que pode acabar geran­do a sín­drome de burnout em alguns colab­o­radores.

É impor­tante que o RH e a gestão este­jam aten­tos quan­to a isso, mon­i­torem o tem­po que os colab­o­radores pas­sam na frente do com­puta­dor tra­bal­han­do. Cuidar da saúde dos seus colab­o­radores é extrema­mente impor­tante.

Conclusão

Imple­men­tar o tra­bal­ho remo­to pode ser um desafio, mas com plane­ja­men­to e comu­ni­cação efi­caz, sua empre­sa pode col­her os bene­fí­cios dessa modal­i­dade. Lem­bre-se de que a chave para o suces­so é man­ter a sua cul­tura orga­ni­za­cional forte, pri­orizar o bem-estar dos colab­o­radores e adap­tar-se às neces­si­dades do time.

Essas foram as nos­sas dicas, tan­to para as empre­sas quan­to para os fun­cionários, de como tra­bal­har remo­ta­mente de uma maneira pro­du­ti­va e efi­ciente. Além das van­ta­gens e desvan­ta­gens de imple­men­tar esse mod­e­lo na sua empre­sa.

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