Antes da pandemia do coronavírus, que teve início em 2020, o home office não era uma realidade para os brasileiros. Foi só depois desse momento de necessidade – buscando preservar a integridade física de seus funcionários — que as organizações adotaram temporariamente esse sistema de trabalho.
Durante a pandemia, essa medida foi extremamente importante para o combate ao COVID-19, pois impediu aglomerações no ambiente de trabalho. Além de evitar o deslocamento do empregado até a empresa, tornando possível o isolamento social, sem encerrar as atividades do negócio.
A partir daí, muitas empresas começaram a implementar o home office de forma definitiva, que consiste, basicamente, no trabalho remoto, que é executado à distância.
No entanto, para que o home office de fato funcione na sua organização, é necessário estabelecer uma política clara e consistente, onde todas as questões acerca desse modelo de trabalho sejam definidas e acordadas entre as partes envolvidas.
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7 dicas de como aplicar a cultura home office na sua empresa
O home office saiu de uma necessidade e virou uma estratégia das empresas. Lá no início da pandemia grande parte dos empresários foram pegos de surpresa e iniciaram o home office às pressas, sem nenhuma estrutura ou tempo para planejar isso.
Nesse contexto, selecionamos 7 dicas de como implementar o trabalho remoto nas organizações. Confira, abaixo!
Analise o cenário
Em primeiro lugar, é preciso atentar-se à estrutura tecnológica que será oferecida ao colaborador, tanto em relação aos equipamentos apropriados quanto ao acesso à internet em sua residência.
É obrigação das empresas e dos gestores analisarem a viabilidade do home office para todos os seus empregados, mapeando e traçando soluções para as possíveis dificuldades que surgirem pelo caminho.
Elabore uma política de home office
Após isso, é imprescindível a elaboração de uma política de home office que seja o mais detalhada possível. De acordo com a legislação, o trabalho remoto — chamado de “teletrabalho” — deve ser registrado em um aditivo ao contrato de trabalho.
Nesse aditivo, deverá constar os direitos e os deveres da empresa e do funcionário, assim como quem se responsabilizará pelos custos oriundos da infraestrutura (energia elétrica e internet) e dos equipamentos tecnológicos (computador, headphones, etc).
Defina os canais de comunicação
Junto a equipe, é preciso formular a melhor estratégia de comunicação, visando a escolha de um canal que atenda a todas as necessidades requeridas pelo tipo de trabalho desempenhado pela organização.
Há diversas opções já conhecidas e normalmente utilizadas nas empresas, como o Skype e o próprio Whatsapp. Entretanto, redes sociais corporativas e intranets também podem ser boas alternativas.
Estabeleça horários fixos
É importante que a rotina de trabalho seja mantida, ainda que ele esteja sendo desempenhado em outro local. Além disso, o home office se trata de um modelo de trabalho, então as condições de emprego— juridicamente falando — são as mesmas.
Portanto, é necessário que as medidas de controle de horário sejam mantidas e, felizmente, existem ferramentas de auxílio, como alguns programas e aplicativos que funcionam como uma espécie de “ponto virtual”.
Utilize ferramentas de gerenciamento
Gerir uma equipe já não é uma tarefa simples, e à distância se torna um desafio ainda maior. Dessa forma, recorrer a softwares de gestão, como o Trello e o Runrun it, é uma excelente escolha, pois são ferramentas gratuitas e de simples utilização.
Através delas, é possível repassar as tarefas aos funcionários, monitorar o desenvolvimento delas e, ainda, avaliar o resultado. Tudo isso de maneira ordenada e clara para todos os usuários.
Estabeleça metas
Traçar metas em prol de um objetivo maior é primordial para estimular os funcionários e manter a produtividade em alta. Então, independente de qual for esse objetivo, é válido salientar a importância de atingi-lo e orientar o caminho a ser seguido.
Obviamente, é necessário acompanhar de perto o cumprimento dessas metas, mas sempre com cautela, para evitar o microgerenciamento. Pois — em grande parte dos casos — os efeitos da cobrança excessiva tendem a ser mais prejudiciais do que benéficos.
Faça reuniões
Por fim, fazer reuniões diárias e breves, no início e no fim do expediente, é uma ótima maneira de encurtar a distância e trazer o clima organizacional para o ambiente individual de cada colaborador.
Caso essa frequência não seja possível, é recomendado que se faça, no mínimo, semanalmente, para que a troca seja feita no tempo certo, sem que informações importantes se percam em meio a outras.
Invista em Tecnologia
A tecnologia é um fator crucial para o sucesso do trabalho remoto. Garanta que sua equipe tenha acesso a ferramentas de comunicação e colaboração, como:
- Plataformas de Videoconferência: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
- Ferramentas de Gestão de Projetos: Trello, Asana, Monday.com.
- Sistemas de Armazenamento em Nuvem: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
Além disso, ofereça também suporte técnico para resolver problemas que possam surgir.
Ofereça Treinamento
Não apenas os colaboradores precisam se adaptar ao trabalho remoto, mas também os gestores. Ofereça treinamentos que abordem:
- Gestão Remota de Equipes: Como manter a produtividade e a motivação da equipe à distância.
- Ferramentas Tecnológicas: Capacite os colaboradores para usar as ferramentas disponíveis de forma eficiente.
Promova a Comunicação e Colaboração
Mantenha a comunicação aberta é essencial em um ambiente remoto. Considere:
- Reuniões Regulares: Agende reuniões de equipe para alinhar objetivos e compartilhar atualizações.
- Canais de Feedback: Crie espaços para que os colaboradores possam dar feedback sobre o trabalho remoto, ajudando a identificar áreas de melhoria.
Foque na Saúde Mental e Bem-Estar
O trabalho remoto pode levar ao isolamento. Portanto, é importante promover iniciativas que priorizem o bem-estar dos colaboradores:
- Atividades de Team Building: Organize eventos virtuais para fortalecer o relacionamento entre a equipe.
- Programas de Apoio: Considere oferecer acesso a serviços de saúde mental, como consultas online ou plataformas de bem-estar.
Dicas para funcionários: como fazer home office
Para que o trabalho remoto seja produtivo, é necessário que haja não somente o esforço coletivo, mas também a responsabilidade individual de cada um dos colaboradores que integram o time.
O home office ainda é um sistema de trabalho relativamente novo e, com isso, nem todos se habituam a ele com facilidade. Mas, por outro lado, há maneiras viáveis de torná-lo funcional mais rapidamente e, com isso, fazer com que o trabalho flua melhor.
Ambiente
O local de trabalho influencia diretamente no desempenho, portanto, é recomendado que o ambiente em que o home office será instalado seja fixo. Ou seja, nada de sentar em qualquer lugar com o notebook no colo.
Se for possível reservar um cômodo inteiro da casa para este fim, melhor. Caso contrário, um canto específico já é suficiente.
Ademais, organização é fundamental. Portanto, ter um gaveteiro, estante ou até mesmo prateleiras de apoio para colocar os materiais utilizados é indispensável, além de se tratar de objetos simples de providenciar.
Conforto
Também é necessário atentar-se ao conforto, especialmente devido às horas sentado em frente ao computador. Portanto, uma cadeira confortável é essencial, assim como estar em um ambiente arejado e iluminado, que têm impacto no corpo e na mente.
Porém, nenhum desses fatores dispensa intervalos a cada 2 horas, no máximo, para esticar as pernas e espairecer a mente. A saúde vem sempre em primeiro lugar.
Foco
É primordial conter distrações para que seja possível focar totalmente no trabalho que está sendo desempenhado. Fatores já citados, como um ambiente privado e confortável, auxiliam bastante nessa questão. Entretanto, há outras medidas que contribuem muito para impedir a desatenção.
Ter consigo tudo o que pode precisar utilizar é uma delas, desde papéis, canetas, pen drives, carregadores e objetos do gênero, até água, biscoito, balas e lanches rápidos em geral. Assim, você evita levantar fora dos horários de intervalo e desenvolve suas tarefas sem interrupções.
Vantagens e desvantagens do home office para empresa e colaboradores
Tudo tem seu lado positivo e negativo, por isso, conforme você viu como implementar e estruturar um home office, veja quais são as vantagens e desvantagens em inserir esse modelo de trabalho na sua empresa.
Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Conseguir equilibrar a vida profissional e pessoal é uma circunstância bem individual nesse caso, pois pode ser mais fácil para uns que para outros.
Mas como benefício, através do trabalho remoto, como não é necessário se deslocar até o escritório, é possível fazer todas as refeições com a família, por exemplo. Além disso, fica mais fácil se vestir da forma que quiser.
É possível também aproveitar o tempo – que geralmente é necessário para se deslocar de casa ao escritório – que sobra para se dedicar a algum hobby.
Aumento da produtividade
Os principais fatores para esse benefício foram a eliminação dos deslocamentos entre casa e escritório e a diminuição das reuniões presenciais e longas. Além, claro, da comodidade de estar em casa, pode proporcionar mais conforto para focar e desempenhar melhor suas atividades.
Queda da taxa de turnover
Você já deve saber que colaboradores satisfeitos produzem mais e melhor, não é? Pois bem, nessas circunstância, as chances de gerarem melhores resultados é maior, logo as chances de desligamentos diminuem.
Com menos pessoas entrando e saindo da empresa, a taxa de turnover é reduzida e o ambiente de trabalho melhora, dando mais segurança e satisfação aos colaboradores.
Dessa forma, a empresa terá mais produtividade e menos gastos com admissão e demissão. Além disso, a retenção de talentos ajuda a fortalecer a imagem da marca empregadora, tornando- se referência no mercado.
Redução de custos
Com o home office a empresa economiza bastante com a infraestrutura e materiais de escritório, pois não precisa manter uma sede. Além de outros diversos gastos necessários quando se tem um escritório físico.
Flexibilidade
Uma das vantagens mais significativas do trabalho remoto é a flexibilidade de poder exercer suas atividades em qualquer local. Isso porque, chamamos de home office, mas na verdade é trabalho remoto – home office é o espaço usado como escritório em casa.
Isso quer dizer que, nessa modalidade, o colaborador pode trabalhar em uma cafeteria ou nos coworkings, por exemplo. Mais do que isso, a flexibilidade vai além do espaço, e também abrange os horários a serem cumpridos pelos profissionais.
Incentivo ao uso da tecnologia
A eficiência na atuação a distância depende diretamente das ferramentas utilizadas. Por isso é importante voltar-se para a gestão do tempo, organização, definição de prioridades, comunicação entre os membros da equipe e mais.
Contudo, existem algumas desvantagens em implementar o home office, veja aqui quais são elas
Distrações
Acreditamos que esse seja um dos maiores desafios de quem trabalha de forma remota, especialmente se o profissional ficar em casa. Com a família, TV, redes sociais e até o barulho das coisas que podem ter ao redor podem levar tirar a concentração.
Nesse caso, é importante entender o que está causando as distrações de procurar soluções para amenizar essa situação. Por conta disso, algumas empresas têm pensado bastante em investir no melhor do presencial e do remoto, fazendo o modelo híbrido se tornar uma tendência.
Sentimento de solidão
Outro ponto negativo de trabalhar longe dos colegas de trabalho é a sensação de solidão. Ficar longe dos colegas leva a um isolamento natural e que pode ser bem prejudicial para a saúde mental de algumas pessoas. Por isso, é importante tentar o equilíbrio.
Perda do equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Como mencionado anteriormente, essa situação pode ser muito fácil para algumas pessoas, mas para outras fica muito complicado equilibrar esses momentos, o que pode acabar gerando a síndrome de burnout em alguns colaboradores.
É importante que o RH e a gestão estejam atentos quanto a isso, monitorem o tempo que os colaboradores passam na frente do computador trabalhando. Cuidar da saúde dos seus colaboradores é extremamente importante.
Conclusão
Implementar o trabalho remoto pode ser um desafio, mas com planejamento e comunicação eficaz, sua empresa pode colher os benefícios dessa modalidade. Lembre-se de que a chave para o sucesso é manter a sua cultura organizacional forte, priorizar o bem-estar dos colaboradores e adaptar-se às necessidades do time.
Essas foram as nossas dicas, tanto para as empresas quanto para os funcionários, de como trabalhar remotamente de uma maneira produtiva e eficiente. Além das vantagens e desvantagens de implementar esse modelo na sua empresa.
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