Admissão de funcionários: o que sua empresa precisa saber?

A admis­são de fun­cionários é o proces­so que ocorre após um proces­so de seleção. Esse é o primeiro pas­so para uma parce­ria que pode durar bas­tante tem­po. Além de todo o cuida­do com o onboard­ing e adap­tação de pes­soal, tam­bém é cru­cial se aten­tar a todos os pas­sos desse proces­so.

A for­mal­iza­ção é necessária para garan­tir segu­rança ao tra­bal­hador e à própria empre­sa. Por isso, a roti­na de um proces­so de admis­são de fun­cionário é a mes­ma para todo profis­sion­al.

Pen­san­do nis­so, sep­a­ramos, aqui, neste post, todas as infor­mações mais valiosas e que real­mente são necessárias para realizar a con­tratação de uma nova pes­soa na sua empre­sa. Con­fi­ra!

Quais são os tipos de admis­são?

Exis­tem alguns tipos de con­tratos que podem ser feitos para a admis­são de fun­cionário. Cada tipo de admis­são tem suas regras, mas o impor­tante é que todas são e devem ser feitas de acor­do com as leis tra­bal­his­tas. Garan­ti­n­do, assim, que tudo seja jus­to e cor­re­to para o fun­cionário e a empre­sa. São elas:

Admis­são por Tem­po Inde­ter­mi­na­do: quan­do a pes­soa é con­trata­da para tra­bal­har na empre­sa sem uma data de tér­mi­no defini­da. O con­tra­to dura enquan­to ambos — fun­cionário e empre­sa —, estiverem de acor­do com o con­tra­to.

Admis­são por Tem­po Deter­mi­na­do: é o famoso “con­tra­to tem­porário”. É quan­do a pes­soa é con­trata­da por um perío­do especí­fi­co para realizar um tra­bal­ho espe­cial ou cobrir uma deman­da tem­porária da empre­sa.

Está­gio: esse caso é quan­do um estu­dante é con­trata­do para apren­der na práti­ca o que está estu­dan­do, mas sem vín­cu­lo fixo com a empre­sa.

Admis­são para Tra­bal­ho Even­tu­al: Aqui, a pes­soa é con­trata­da ape­nas para tra­bal­hos esporádi­cos e impre­visíveis, que não fazem parte do dia a dia da empre­sa.

Con­tra­to de Exper­iên­cia: essa é uma fase de teste. O fun­cionário é con­trata­do — geral­mente para con­tra­to inde­ter­mi­na­do — mas pre­cisa ver se vai se adap­tar bem à empre­sa e ao tra­bal­ho.

Admis­são para Tele­tra­bal­ho: é o tra­bal­ho remo­to, quan­do o fun­cionário tra­bal­ha de casa, usan­do a inter­net e com­puta­dor para realizar suas tare­fas.

Con­tra­to Inter­mi­tente: nesse caso, o fun­cionário é chama­do para tra­bal­har somente quan­do a empre­sa pre­cisa dele, em dias e horários com­bi­na­dos.

Admis­são para Tra­bal­ho Autônomo: é o con­tra­to PJ, por­tan­to não pode ter um vín­cu­lo empre­gatí­cio. Na ver­dade, a pes­soa é con­trata­da para prestar serviços.

Veja o material: 7 Passos para otimizar do recrutamento à admissão

Quais são os documentos necessários?

Mes­mo os profis­sion­ais mais expe­ri­entes do RH podem se con­fundir com a papela­da requeri­da neste momen­to. Prin­ci­pal­mente quan­do lem­bramos que hou­ve uma refor­ma recente nas leis que envolvem esse e tan­tos out­ros proces­sos tra­bal­his­tas.

Note que muitos dos doc­u­men­tos exigi­dos devem vir do fun­cionário, mas há tam­bém os que devem ser entregues pela empre­sa ao Min­istério do Tra­bal­ho. Por­tan­to, fique aten­to aos dois lados da moe­da.

Após a pro­pos­ta de emprego ser acei­ta pelo tra­bal­hador, deve ser solic­i­ta­do o exame médi­co. Ele é pago pelo empre­gador. Ape­nas com ele em mãos é que o colab­o­rador poderá entre­gar, tam­bém, os out­ros doc­u­men­tos bási­cos. 

Além dis­so, leve em con­sid­er­ação as par­tic­u­lar­i­dades de cada um, como na con­tratação de PCD. Mas de modo ger­al, os doc­u­men­tos fun­da­men­tais são:

• RG;
• Foto 3×4;
• Carteira de Tra­bal­ho (CTPS);
• Com­pro­vante de residên­cia;
• Com­pro­vante de esco­lar­i­dade;
• Títu­lo de eleitor;
• CPF;
• Cer­ti­fi­ca­do de reservista (se for o caso);
• Cartão de inscrição do Pro­gra­ma de Inte­gração Social (PIS).

O fun­cionário deve, ain­da, fornecer mais alguns doc­u­men­tos se exi­s­tir no car­go algum bene­fí­cio que cubra os depen­dentes, como acon­tece com planos de saúde. Por­tan­to, nes­sa situ­ação, ele tam­bém pre­cis­ará entre­gar:

• Cer­tidão de casa­men­to;
• Cer­tidão de nasci­men­to dos fil­hos;
• Carteira de vaci­nação de fil­hos menores de 7 anos;
• Ates­ta­do de fre­quên­cia esco­lar para fil­hos maiores de 7 anos;
• Ates­ta­do de invalidez de fil­hos de qual­quer idade (se for o caso).

Com tan­tos papéis, não é difí­cil que os novos con­trata­dos esqueçam um ou out­ro doc­u­men­to. Por isso, o ide­al é que a empre­sa apre­sente uma lista com a relação de todos eles, para reduzir os riscos de esquec­i­men­to. 

O esquec­i­men­to de doc­u­men­tos pode pro­lon­gar todo o proces­so e torná-lo mais cus­toso para as duas partes.

O que é exigido da empresa para admissão de funcionário?

Ain­da, exis­tem os doc­u­men­tos que a empre­sa pre­cisa emi­tir. Assim como cer­tos pro­ced­i­men­tos são obri­gatórios. O que deve ser apre­sen­ta­do pela empre­sa em toda con­tratação é:

• Con­tra­to indi­vid­ual de tra­bal­ho;
• Livro de reg­istro de empre­ga­do;
• Ficha de salário-família;
• Declar­ação de req­ui­sição ou rejeição de vale-trans­porte;
• Declar­ação de depen­dentes.

Com tudo em mãos, a empre­sa tem até 48 horas para devolver a Carteira de Tra­bal­ho do fun­cionário dev­i­da­mente atu­al­iza­da. Tam­bém é pre­ciso devolver qual­quer out­ro doc­u­men­to de iden­ti­fi­cação pes­soal que ten­ha fica­do com o empre­gador, inclu­sive xerox aut­en­ti­cadas.

Caso o tra­bal­hador não ten­ha cadas­tro no PIS, a inscrição dev­erá ser encam­in­ha­da pela empre­sa. Por fim, o novo con­trata­do dev­erá ser incluí­do no Cadas­tro Ger­al de Empre­ga­dos e Desem­pre­ga­dos (CAGED) até o dia 7 do mês sub­se­quente da admis­são de fun­cionário.

Roteiro para a admissão

A entra­da de um novo mem­bro da equipe é sem­pre um momen­to emo­cio­nante. No entan­to, o proces­so de admis­são de fun­cionário pode envolver várias eta­pas e detal­h­es que pre­cisam ser cuida­dosa­mente orga­ni­za­dos para garan­tir uma con­tratação bem-suce­di­da.

Para isso, você pode orga­ni­zar seu proces­so de admis­são com o seguinte pas­so a pas­so:

Proposta de emprego

Depois de realizar o recru­ta­men­to e a seleção de tal­en­tos, e iden­ti­ficar o per­fil do can­dida­to ide­al, é hora de enviar uma pro­pos­ta de emprego! 

Nes­ta eta­pa, a empre­sa ofer­ece ao can­dida­to sele­ciona­do a opor­tu­nidade de se jun­tar à equipe. Na pro­pos­ta são apre­sen­ta­dos os prin­ci­pais detal­h­es do car­go, como salário, bene­fí­cios, horário de tra­bal­ho e infor­mações sobre a cul­tura e os val­ores da empre­sa.

Então, a pes­soa can­di­da­ta decide se acei­ta ou não. E, se aceito, podemos dar con­tinuidade à admis­são, pas­san­do para o próx­i­mo pas­so.

Contrato de trabalho

Ago­ra é hora de for­malizar a relação empre­gatí­cia com o con­tra­to de tra­bal­ho. Esse doc­u­men­to é de extrema importân­cia, pois define os ter­mos e condições do emprego, incluin­do deveres e dire­itos tan­to do fun­cionário quan­to da empre­sa. 

É indis­pen­sáv­el que todos os aspec­tos rel­e­vantes este­jam clara­mente descritos no con­tra­to para evi­tar mal-enten­di­dos futur­os.

Exame admissional

Em segui­da, para garan­tir que o novo colab­o­rador este­ja em ple­nas condições de saúde para exercer suas funções, é real­iza­da uma eta­pa obri­gatória: o exame médi­co admis­sion­al.

O exame é fun­da­men­tal para iden­ti­ficar pos­síveis prob­le­mas de saúde rela­ciona­dos ao tra­bal­ho e asse­gu­rar a segu­rança e bem-estar da nova pes­soa colab­o­rado­ra.

Documentação

Ago­ra é hora de cuidar da papela­da! O novo fun­cionário deve fornecer os doc­u­men­tos necessários para a admis­são, como RG, CPF, com­pro­vante de residên­cia e out­ros doc­u­men­tos solic­i­ta­dos pela empre­sa — men­ciona­dos ante­ri­or­mente.

Além dis­so, caso haja bene­fí­cios envolvi­dos, pode ser necessário apre­sen­tar out­ros doc­u­men­tos especí­fi­cos, como com­pro­vantes de depen­dentes.

Admissão no eSocial

A admis­são do fun­cionário tam­bém envolve o reg­istro de infor­mações no eSo­cial, um sis­tema eletrôni­co gov­er­na­men­tal que unifi­ca os dados tra­bal­his­tas, prev­i­den­ciários e fis­cais. 

Por­tan­to, essa eta­pa é impor­tante para garan­tir a con­formi­dade com as obri­gações legais e a transparên­cia nas infor­mações.

Registro na CTPS

Uma das partes mais impor­tantes do proces­so de admis­são é o reg­istro do novo fun­cionário na CTPS (Carteira de Tra­bal­ho e Pre­v­idên­cia Social). Esse doc­u­men­to com­pro­va o vín­cu­lo empre­gatí­cio e reg­is­tra as prin­ci­pais infor­mações sobre o con­tra­to de tra­bal­ho.

É um doc­u­men­to de preenchi­men­to obri­gatório.

Onboarding

E por últi­mo, no proces­so de admis­são de fun­cionário, cheg­amos à eta­pa de onboard­ing! Essa é a fase de inte­gração do novo colab­o­rador à empre­sa. 

Durante o onboard­ing, o fun­cionário é apre­sen­ta­do à cul­tura orga­ni­za­cional, recebe infor­mações sobre as políti­cas e pro­ced­i­men­tos inter­nos e par­tic­i­pa de treina­men­tos.

Essa eta­pa é cru­cial para garan­tir que o novo fun­cionário se ambi­ente ao novo emprego, se sin­ta bem acol­hi­do e prepara­do para começar suas ativi­dades com con­fi­ança. Além de enten­der mais sobre o fun­ciona­men­to da empre­sa. 

Cada eta­pa desem­pen­ha um papel fun­da­men­tal para asse­gu­rar que o novo fun­cionário se inte­gre à equipe de for­ma tran­quila e pro­du­ti­va.

Para que todo o seu proces­so seja pos­i­ti­vo, para todos os envolvi­dos — can­didatos clas­si­fi­ca­dos e desclas­si­fi­ca­dos, além dos recru­ta­dores — é impor­tante prezar por uma exper­iên­cia sat­is­fatória.

Com isso, é muito impor­tante estar aten­to a cada eta­pa do proces­so, des­de o recru­ta­men­to até o onboard­ing da pes­soa sele­ciona­da. 

Pen­san­do nis­so, cri­amos um guia para aju­dar você e sua empre­sa a cri­arem um proces­so encan­ta­dor que gere exper­iên­cias pos­i­ti­vas para todos seus can­didatos e futur­os colab­o­radores.

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