Reunião One on One: O que é porque é importante e como fazer

Tra­bal­har com equipes é um tra­bal­ho muito impor­tante, e às vezes, é muito desafi­ador lidar com difer­entes per­son­al­i­dades. Por isso, imple­men­tar uma reunião one on one dos líderes com cada pes­soa do seu time é fun­da­men­tal para uma boa relação e comu­ni­cação na empre­sa. 

Muitas empre­sas já enten­der­am o poder da reunião one on one e sabem que é uma maneira muito efi­caz de resolver dis­putas e faz­er com que as pes­soas pos­sam se comu­nicar mel­hor. 

No entan­to, muitas empre­sas acabam não imple­men­tan­do essa estraté­gia cor­re­ta­mente. É por isso que decidi­mos esclare­cer alguns pon­tos sobre como tornar suas reuniões one on one mais efi­cientes.

Este arti­go aju­dará você a enten­der mel­hor a importân­cia dessas reuniões indi­vid­u­ais e como isso pode ben­e­fi­ciar seus negó­cios.

O que é reunião one on one?

Uma reunião one on one é uma reunião cur­ta, que não tem o intu­ito de ser for­mal, e acon­tece ape­nas entre duas pes­soas. O obje­ti­vo da reunião é que os par­tic­i­pantes dis­cu­tam assun­tos sobre car­reira e desen­volvi­men­to, por exem­p­lo.

Esse papo acon­tece entre um líder e um lib­er­a­do, mas não deve ser volta­do para falar sobre tare­fas. Na ver­dade, a intenção de faz­er a  one-on-one é para aprox­i­mar as pes­soas, alin­har expec­ta­ti­vas e tornar o tra­bal­ho de ambos mais efi­ciente. 

Veja tam­bém: 5 dicas para Inve­stir em desen­volvi­men­to pes­soal dos colab­o­radores

Quais os objetivos da reunião one on one?

A reunião one on one é uma práti­ca útil que deve ser basea­da na con­fi­ança. Dessa for­ma, é pos­sív­el obter um impacto pos­i­ti­vo tan­to para os colab­o­radores quan­to para a gestão, assim como nos proces­sos de tra­bal­ho.

Isso porque através dessa reunião mais próx­i­ma, aju­da a mel­ho­rar o fluxo de comu­ni­cação e fun­ciona como uma fer­ra­men­ta para aju­dar cada pes­soa a atin­gir seus obje­tivos. Pois os colab­o­radores pas­sam a ter mais con­fi­ança em seus líderes para obter aju­da, tirar dúvi­das e até mes­mo falar sobre sua vida pes­soal. 

Isto faz com que cada pes­soa exerça mel­hor seu tra­bal­ho e a per­maneça pro­du­ti­va. Mas o  prin­ci­pal obje­ti­vo do one-on-one é aju­dar no desen­volvi­men­to e bem-estar dos colab­o­radores.

Este tipo de comu­ni­cação per­mite ao fun­cionário comu­nicar dire­ta­mente o que o inco­mo­da no ambi­ente de tra­bal­ho, em suas ativi­dades, e na própria empre­sa. Através dessa aber­tu­ra a gestão con­segue enten­der e iden­ti­ficar o que é necessário para desen­volver ou é pos­sív­el mel­ho­rar as condições de tra­bal­ho do time. Des­ta for­ma, os níveis de pro­du­tivi­dade podem ser man­ti­dos.

Como realizar uma reunião one on one?

Faz­er uma reunião one on one, como men­cionamos ante­ri­or­mente, é uma estraté­gia que tem o obje­ti­vo de aux­il­iar no desen­volvi­men­to dos colab­o­radores, além de motivá-los a man­ter a pro­du­tivi­dade. Por isso, é pre­ciso saber como orga­ni­zar uma  one-on-one efi­ciente e que gere bons resul­ta­dos.

Veja como garan­tir que suas reuniões one on one val­ham o inves­ti­men­to de tem­po tan­to para você quan­to para seu time. Veja os pas­sos para realizar uma reunião one on one!

Planejamento

Antes de começar a imple­men­tar qual­quer estraté­gia é necessário plane­já-la. Por­tan­to, cer­ti­fique-se de saber exata­mente o que você quer destas reuniões e escre­va o que você irá dis­cu­tir. 

É inter­es­sante tam­bém ter disponív­el for­mas de faz­er ano­tações sobre o que foi dis­cu­ti­do na reunião one on one. Cuide para que a con­ver­sa fique den­tro do tem­po esti­ma­do da reunião e que todos os assun­tos sejam real­mente pon­tu­a­dos.

Além dis­so, dê a opor­tu­nidade para que o colab­o­rador leve pau­tas para que vocês pos­sam debater. Pois como já falam­os, essa não é uma con­ver­sa for­mal ape­nas de tra­bal­ho, é impor­tante cri­ar laços e estre­itar as relações para que todos os proces­sos pos­sam cam­in­har bem. 

Como conduzir a reunião

Você pode começar per­gun­tan­do ao colab­o­rador como tem sido sua sem­ana. Em segui­da veja se essa pes­soa trouxe algu­ma pau­ta para ser dis­cu­ti­da, e depois dis­so, reve­ja quais­quer dados impor­tantes que ten­ham chega­do des­de sua últi­ma reunião, ou sobre algo que pos­sa ter fica­do deven­do. 

Tam­bém pode ser inter­es­sante per­gun­tar como estão se sain­do com sua car­ga de tra­bal­ho atu­al e o que eles pen­sam sobre isso, depois dê algum feed­back sobre seu desem­pen­ho. Por fim, não se esqueça de per­gun­tar se há algum prob­le­ma que eles queiram traz­er à tona ou qual­quer coisa com que pre­cisem de aju­da antes de ter­mi­nar.

Periodicidade e duração

Uma das per­gun­tas mais comuns sobre reunião one on one é com que fre­quên­cia elas devem ser agen­dadas. A respos­ta depende de vários fatores, incluin­do seu esti­lo de gestão e o taman­ho de sua equipe.

A maio­r­ia dos líderes real­izam-nas sem­anal­mente ou a cada duas sem­anas, mas isso pode vari­ar bas­tante, depen­den­do da neces­si­dade indi­vid­ual de cada time, colab­o­rador e gestor. No entan­to, recomen­damos que o perío­do entre uma reunião e out­ra não seja maior que 3 sem­anas.

Assuntos a serem abordados

Estas reuniões não são ape­nas sobre o desem­pen­ho indi­vid­ual do seu time. Através da one on one que você pode ver cada um deles está se sentin­do, o que eles pen­sam sobre seu desem­pen­ho e lhes dá a opor­tu­nidade de falar sobre isso.

Dessa for­ma, alguns dos assun­tos que é pos­sív­el abor­dar den­tro de uma reunião one on one, para não focar ape­nas em cobranças de entre­gas, são:

• Sen­ti­men­to do colab­o­rador: pro­cure saber como essa pes­soa se sente em relação, ao car­go, salário, bene­fí­cios, a empre­sa e etc. 
• Per­for­mance: como essa pes­soa tem se saí­do, quais são suas entre­gas e avanços?
• Desen­volvi­men­to: o que ela tem deix­a­do a dese­jar e como mel­ho­rar isso?
• Cli­ma orga­ni­za­cional: como é a relação dessa pes­soa com os fun­cionários do time e do restante da empre­sa?
• Feed­backs: dê retorno sobre algu­ma ideia que a pes­soa sug­eriu, algum pro­je­to que con­cluiu, ou apre­sen­tação que fez.

Importância das reuniões one on one

Já men­cionamos aqui o quão efi­ciente pode ser imple­men­tar uma reunião one on one na sua empre­sa ou no seu time, não é? Por isso, esse tipo de con­ver­sa pode ser tão impor­tante, pois via­bi­liza a tro­ca de feed­backs sobre proces­sos, pro­je­tos em desen­volvi­men­to e, até mes­mo, sobre o tra­bal­ho um do out­ro, de maneira próx­i­ma e par­tic­u­lar. 

Isso pos­si­bili­ta uma maior hon­esti­dade e con­fi­ança entre líder e lid­er­a­do. Dessa for­ma, só tende a mel­ho­rar o tra­bal­ho em equipe e o cli­ma orga­ni­za­cional. 

Dicas do que não fazer nas reuniões de one on one

É impor­tante lem­brar que mes­mo sendo em um ambi­ente profis­sion­al, a reunião one on one tem o obje­ti­vo de ser um momen­to mais infor­mal. Por isso, con­hecer mel­hor a pes­soa que você está lid­eran­do é impor­tante.

É claro que acon­tece muito durante a reunião que o colab­o­rador comece a falar sobre o sta­tus das ativi­dades dos seus pro­je­tos. Deixe‑o falar. Mas lem­bre-se de que um dos obje­tivos do  one-on-one é falar tam­bém sobre a car­reira e o desen­volvi­men­to desse profis­sion­al.

Diferença entre one-on-one e feedback

É bom deixar claro, que a reunião one on one não é uma reunião de feed­back, mas durante essa reunião, é claro, você pode dar retornos sobre algum assun­to que achar necessário. Mas para explicar mel­hor a difer­ença dess­es assun­tos veja:

Reunião one on one: a one-a-one são tipi­ca­mente menos for­mais que o feed­back, e eles se con­cen­tram na pes­soa. Essa estraté­gia é usa­da para con­hecer uns aos out­ros, com­par­til­har sobre os suces­sos e falar sobre o que está acon­te­cen­do com os obje­tivos.

Feed­back: essa con­ver­sa é mais for­mal e se con­cen­tra na relação entre os aspec­tos com­por­ta­men­tais e os resul­ta­dos apre­sen­ta­dos pelo fun­cionário. O feed­back geral­mente tem algum tipo de item de ação incluí­do nele, como apre­sen­tação de resul­ta­dos ou desem­pen­ho.

Conclusão

A reunião one on one cer­ta­mente não é uma boa solução para aju­dar a pro­mover um ambi­ente de comu­ni­cação aber­ta e hon­es­ta. Além de con­hecer mel­hor seu time em um nív­el mais pes­soal, eles tam­bém terão a chance de serem ouvi­dos pes­soal­mente por você.

Dessa for­ma, tam­bém é uma óti­ma maneira de mel­ho­rar a qual­i­dade ger­al da equipe, a entre­ga de resul­ta­dos e o desem­pen­ho indi­vid­ual de cada um.  

Ao ado­tar essas reuniões de for­ma estru­tu­ra­da e com reg­u­lar­i­dade, o gestor pode cri­ar um ambi­ente de con­fi­ança e apoio, fun­da­men­tal para o suces­so da sua equipe.

Este arti­go foi útil? Bom, ago­ra que você enten­deu mais sobre a reunião one on one, e como ela pode aju­dar a mel­ho­rar o desem­pen­ho da sua empre­sa, que tal ver os tipos de avali­ação de desem­pen­ho e quan­do aplicá-los? Con­fi­ra aqui!