O que é e como organizar o processo de admissão de funcionário

O proces­so de admis­são de fun­cionário é uma eta­pa que exige mui­ta atenção, pois lida com doc­u­men­tos, dados e infor­mações impor­tantes e pes­soais. Por isso, requer muito cuida­do e um plane­ja­men­to dos respon­sáveis.

Ter um proces­so de admis­são de fun­cionários bem orga­ni­za­do é fun­da­men­tal para evi­tar erros e faz­er com que a entra­da do novo colab­o­rador seja tran­quila e den­tro do tem­po esper­a­do.

Isso porque, qual­quer erro durante a admis­são pode atrasar a con­tratação da pes­soa can­di­da­ta, que acar­reta diver­sos pre­juí­zos, como o aumen­to do cus­to dos proces­sos, tem­po do RH e atra­so do iní­cio das ativi­dades do novo colab­o­rador.

O que é o processo de admissão?

A admis­são de fun­cionários é o proces­so que se ini­cia após o recru­ta­men­to e seleção, quan­do um dos can­didatos é escol­hi­do pela empre­sa. Esse proces­so envolve várias eta­pas, des­de a ofer­ta de emprego até a inte­gração ao novo ambi­ente de tra­bal­ho.

É nesse momen­to que o iní­cio da parce­ria entre a empre­sa e o tal­en­to é for­mal­iza­da. Durante a admis­são é real­iza­da a assi­natu­ra do con­tra­to de tra­bal­ho, a análise e cole­ta de doc­u­men­tos pes­soais e profis­sion­ais, a real­iza­ção de exam­es médi­cos e o onboard­ing.

Esse proces­so acon­tece para garan­tir que o novo fun­cionário e a empre­sa este­jam alin­hados em relação às expec­ta­ti­vas, dire­itos e respon­s­abil­i­dades.

Quanto tempo dura o processo de admissão?

O tem­po necessário para con­cluir o proces­so de admis­são pode vari­ar bas­tante, pois depende de vários fatores, como:

• a com­plex­i­dade do car­go;
• a quan­ti­dade de can­didatos;
• os pro­ced­i­men­tos inter­nos da empre­sa;
• as reg­u­la­men­tações locais. 

No entan­to, em média, o proces­so de admis­são de fun­cionário leva em torno de duas sem­anas — ou 14 dias. Mas, em algu­mas situ­ações, pode se esten­der por mais tem­po, espe­cial­mente se hou­ver atra­sos.

Documentos necessários para admissão do funcionário

A entre­ga de doc­u­men­tos é parte fun­da­men­tal do proces­so de admis­são. E pode ser bem com­plexo pelo vol­ume de infor­mações que os can­didatos e a empre­sa pre­cisam para for­malizar essa relação. 

Ess­es são os doc­u­men­tos comu­mente solic­i­ta­dos para a admis­são:

Doc­u­men­tos Pes­soais:

• RG (Carteira de Iden­ti­dade);
• CPF (Cadas­tro de Pes­soa Físi­ca);
• Com­pro­vante de Residên­cia (con­ta de luz, água, etc.).

Doc­u­men­tos Profis­sion­ais:

• Carteira de Tra­bal­ho e Pre­v­idên­cia Social (CTPS);
• Com­pro­vante de Esco­lar­i­dade (diplo­ma, cer­ti­fi­ca­do, históri­co esco­lar).

Doc­u­men­tos Rela­ciona­dos a Bene­fí­cios (se aplicáv­el):

• Cer­tidão de Casa­men­to (para inclusão de côn­juge em bene­fí­cios);
• Cer­tidão de Nasci­men­to dos Fil­hos (para inclusão de depen­dentes em bene­fí­cios);
• Carteira de Vaci­nação dos Fil­hos Menores de 7 Anos;
• Fre­quên­cia Esco­lar dos Fil­hos Maiores de 7 Anos;
• Ates­ta­do de Invalidez dos Fil­hos (se aplicáv­el).

Out­ros Doc­u­men­tos Obri­gatórios:

• Exame Médi­co Admis­sion­al (pago pela empre­sa);
• Con­tra­to de Tra­bal­ho (elab­o­ra­do pela empre­sa e assi­na­do por ambas as partes).

Principais etapas do processo de admissão

Cada eta­pa do proces­so de admis­são é um pas­so plane­ja­do para garan­tir que o novo mem­bro con­si­ga se inte­grar à cul­tura da empre­sa e este­ja pron­to para desem­pen­har um papel valioso des­de o primeiro dia.

Para chegar até esse momen­to, são necessárias algu­mas eta­pas. E aqui, sep­a­ramos as fas­es que são necessárias para uma admis­são efi­ciente.

1. Recrutamento

O recru­ta­men­to é a eta­pa ini­cial, o suces­so de uma admis­são depende de um recru­ta­men­to efi­ciente. Então, nes­ta eta­pa a empre­sa faz a atração de can­didatos por meio de difer­entes canais, como sites de emprego, redes soci­ais e indi­cações. 

O obje­ti­vo é con­seguir um bom número de tal­en­tos inter­es­sa­dos na posição.

2. Triagem e seleção

O próx­i­mo pas­so, aqui, é a seleção. Depois de con­seguir recru­tar can­didatos, é necessário tri­ar os per­fis que real­mente tem poten­cial para assumir a vaga. 

Então, é necessário anal­is­ar os cur­rícu­los e infor­mações dos can­didatos e sele­cionar aque­les que tem o per­fil alin­hado à empre­sa e com com­petên­cias que se encaix­am nos req­ui­si­tos da vaga. Ess­es per­fis vão para a próx­i­ma eta­pa.

3. Entrevista

Os can­didatos sele­ciona­dos pelo cur­rícu­lo são chama­dos para uma entre­vista com os recru­ta­dores. Essa é uma opor­tu­nidade para con­hecer mel­hor os can­didatos, avaliar suas habil­i­dades e o fit deles com a cul­tura da empre­sa. Além de poder alin­har mel­hor expec­ta­ti­vas e inter­ess­es entre as partes inter­es­sadas.

4. Escolha do candidato

Depois de anal­is­ar as hard e soft skills dos can­didatos, alin­har as expec­ta­ti­vas e com­pro­var a qual­i­fi­cação deles, é a hora de escol­her quem irá assumir a vaga con­cor­ri­da. 

Com a escol­ha fei­ta, é pre­ciso enviar for­mal­mente uma pro­pos­ta de emprego para a pes­soa escol­hi­da. E, se ela aceitar as condições, dá-se iní­cio a admis­são.

5. Solicitação de documentos

Com o aceite da pro­pos­ta, a empre­sa já pode solic­i­tar os doc­u­men­tos necessários para a admis­são, como RG, CPF e out­ros doc­u­men­tos pes­soais, além de com­pro­vantes de esco­lar­i­dade e cur­sos, se necessário.

6. Verificação de documentos

Aqui, é basi­ca­mente a val­i­dação dos doc­u­men­tos apre­sen­ta­dos pelo novo colab­o­rador. São ver­i­fi­cadas a aut­en­ti­ci­dade e val­i­dade dos dados. Isso é impor­tante para garan­tir que a empre­sa cumpra todas as exigên­cias legais.

7. Exame admissional

Com a entre­ga de doc­u­men­tos, tam­bém é necessário encam­in­har a pes­soa can­di­da­ta para o exame médi­co admis­sion­al, que avalia sua saúde ger­al e aptidão para o tra­bal­ho. Esse exame é real­iza­do para garan­tir a segu­rança do fun­cionário e de seus cole­gas.

8. Onboarding

Já nes­sa eta­pa, o novo colab­o­rador é intro­duzi­do à empre­sa. O onboard­ing é a eta­pa da inte­gração do fun­cionário à cul­tura orga­ni­za­cional, apre­sen­tação aos cole­gas de equipe, apre­sen­tação das políti­cas inter­nas.

É uma fase fun­da­men­tal para garan­tir que o novo fun­cionário este­ja con­fortáv­el em seu novo ambi­ente.

9. Treinamento

Depen­den­do do car­go, pode ser necessário fornecer treina­men­to especí­fi­co para que o novo fun­cionário pos­sa desem­pen­har suas funções. Isso pode incluir treina­men­to em soft­wares, pro­ced­i­men­tos da empre­sa e out­ras habil­i­dades rel­e­vantes.

Essas eta­pas citadas tra­bal­ham jun­tas para garan­tir que a admis­são seja bem-suce­di­da e que o novo colab­o­rador este­ja prepara­do para começar suas ativi­dades na empre­sa.

Quais os benefícios de ter um bom processo de admissão?

Um proces­so de admis­são pre­cisa ser efi­ciente, mas, além dis­so, ofer­e­cer uma boa exper­iên­cia aos novos colab­o­radores. Na ver­dade, durante toda a jor­na­da do can­dida­to é impor­tante ter esse cuida­do.

Dessa for­ma, um bom proces­so de admis­são não ape­nas facili­ta a entra­da de novos fun­cionários, mas tam­bém tem um impacto dire­to no desem­pen­ho, sat­is­fação e efi­ciên­cia do time inteiro.

É um inves­ti­men­to que vale a pena para qual­quer orga­ni­za­ção com­pro­meti­da com a con­strução de uma equipe de suces­so. Por isso, um bom proces­so de admis­são traz uma série de bene­fí­cios sig­ni­fica­tivos. Aqui estão alguns deles:

Mel­hor Inte­gração: um proces­so bem estru­tu­ra­do — do recru­ta­men­to até a admis­são — facili­ta a inte­gração dos novos colab­o­radores e tor­na a adap­tação mais sim­ples e ráp­i­da.

Retenção de Tal­en­tos: um proces­so de admis­são sóli­do aju­da a aumen­tar as chances de retenção de fun­cionários, pois os novos colab­o­radores se sen­tirão val­oriza­dos des­de o iní­cio.

Desem­pen­ho Mel­ho­ra­do: Fun­cionários que pas­saram por um proces­so de admis­são bem estru­tu­ra­do têm uma com­preen­são clara das expec­ta­ti­vas e respon­s­abil­i­dades de seus car­gos. Isso leva a um desem­pen­ho mais con­sis­tente e de alta qual­i­dade.

Cri­ação de Con­fi­ança: Um proces­so de admis­são de fun­cionário trans­par­ente con­strói con­fi­ança entre a empre­sa e o novo fun­cionário. Isso aju­da a esta­b­ele­cer um bom rela­ciona­men­to.

Cumpri­men­to Legal: uma admis­são ade­qua­da garante que todos os req­ui­si­tos legais sejam aten­di­dos. Isso evi­ta prob­le­mas futur­os rela­ciona­dos a questões tra­bal­his­tas e reg­u­la­men­tações.

Ambi­ente de Tra­bal­ho Pos­i­ti­vo: novos colab­o­radores com boas exper­iên­cias ten­dem a con­tribuir para um ambi­ente de tra­bal­ho mais saudáv­el e colab­o­ra­ti­vo.

Atração de Tal­en­tos:  proces­sos bem esta­b­ele­ci­dos e orga­ni­za­dos podem cri­ar uma rep­utação pos­i­ti­va para a empre­sa, atrain­do tal­en­tos de alta qual­i­dade.

Como organizar o processo de admissão?

Na orga­ni­za­ção do proces­so de admis­são de fun­cionário é fun­da­men­tal garan­tir uma entra­da tran­quila e pos­i­ti­va dos novos fun­cionários na empre­sa. Para isso, sep­a­ramos os prin­ci­pais pas­so a realizar nesse proces­so:

Planejamento do recrutamento e seleção

Antes mes­mo de ini­ciar o proces­so de admis­são, é impor­tante plane­jar o recru­ta­men­to e a seleção com clareza. É pre­ciso definir:

• as neces­si­dades do car­go;
• os req­ui­si­tos;
• as qual­i­fi­cações dese­jadas;
• as eta­pas necessárias;
• testes téc­ni­cos e com­por­ta­men­tais;
• mod­e­lo de entre­vis­tas
• e critérios para clas­si­fi­cação e desem­pates.

Isso aju­da a atrair e sele­cionar os can­didatos cer­tos des­de o iní­cio, o que reflete em todo o proces­so de admis­são e inte­gração. Além da jor­na­da do colab­o­rador na empre­sa. 

Enviar feedbacks

O proces­so de con­tratação pos­sui diver­sas eta­pas elim­i­natórias 

ou clas­si­fi­catórias. E entre essas eta­pas é fun­da­men­tal ofer­e­cer feed­backs às pes­soas can­di­datas, mes­mo aque­las que não foram sele­cionadas.

Isso mostra o quan­to seu proces­so é claro, além de demon­strar profis­sion­al­is­mo e con­sid­er­ação, inde­pen­den­te­mente do resul­ta­do.

Enviar a proposta de emprego

Assim que um can­dida­to é escol­hi­do, envie uma pro­pos­ta de emprego detal­ha­da. É impor­tante faz­er isso quan­to antes, para não cor­rer o risco de perdê-lo. 

Inclua infor­mações sobre o car­go, salário, bene­fí­cios e out­ras infor­mações rel­e­vantes. Isso aju­da a esta­b­ele­cer expec­ta­ti­vas claras des­de o iní­cio.

Ter as etapas documentadas

Doc­u­mente todas as eta­pas do proces­so, des­de o recru­ta­men­to até o onboard­ing. Isso aju­da a cri­ar um reg­istro claro e a man­ter a con­sistên­cia ao lon­go do tem­po. Essa doc­u­men­tação tam­bém é útil para fins de con­formi­dade e treina­men­tos no futuro.

Preparar um onboarding individual

Per­son­al­ize o proces­so de onboard­ing para cada novo fun­cionário. Isso pode incluir a preparação de mate­ri­ais de boas-vin­das, uma agen­da de inte­gração adap­ta­da às neces­si­dades do fun­cionário. 

Tam­bém é inter­es­sante ter alguém que pos­sa faz­er um papel de aux­il­iar ness­es primeiros momen­tos. Pois todos con­hecem bem a sen­sação de ser alguém novo em um lugar que não con­hece ninguém ain­da. 

Isso pode aju­dar a nova pes­soa a inte­grar e se conec­tar mais facil­mente com os cole­gas, além de tirar dúvi­das com alguém que terá mais con­fi­ança.

Ter um roteiro das etapas

Ten­ha um roteiro das eta­pas. Como os proces­sos e infor­mações são muitos, se perder nesse meio é bem fácil. Dessa for­ma, crie um roteiro ou check­list de cada pas­so dos seus proces­sos para garan­tir que nada se perderá e que tudo estará den­tro dos con­formes.

Manter a Comunicação Aberta

É inter­es­sante que o RH ten­ha uma comu­ni­cação aber­ta e con­stante des­de o proces­so de seleção. E prin­ci­pal­mente com o novo fun­cionário.

Muitas dúvi­das e ques­tion­a­men­tos podem sur­gir, então ter esse canal aber­to é impor­tante para fazê-lo sen­tir-se parte da empre­sa e acol­hi­do.

Avaliar e Refinar o Processo

Após a admis­são, ava­lie como foi o proces­so e iden­ti­fique áreas que podem ser mel­ho­radas. Busque um feed­back do novo fun­cionário e da equipe de recur­sos humanos para faz­er ajustes necessários.

Seguin­do ess­es pas­sos e crian­do um proces­so de admis­são de fun­cionário orga­ni­za­do e bem estru­tu­ra­do, você estará con­stru­in­do uma base sól­i­da para uma inte­gração bem-suce­di­da dos novos fun­cionários em sua empre­sa.

Assim, você garante boas exper­iên­cias para os can­didatos e novos colab­o­radores, além de faz­er con­tratações mais ader­entes à cul­tura e neces­si­dades da empre­sa.

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