Atualmente, como você faz a gestão de processo seletivo na sua empresa? Ter clareza sobre como funciona a organização do seu R&S é importante para conseguir gerenciar tudo de forma mais eficiente possível.
Uma das maneiras mais eficientes de conduzir um processo de seleção é fazendo uma gestão centralizada. Claro que muitos RHs ainda focam em modelos manuais e descentralizados para buscar novos talentos.
No entanto, contar com a integração de etapas em apenas uma ferramenta facilita a gestão e otimiza o trabalho do recrutador. Uma planilha pode ajudar, mas ainda assim, pode ser que você precise abrir diversas abas no seu computador para analisar apenas um processo.
Talvez, se você não tem uma alta demanda de abertura de vagas, fazer esse processo manual não será tão difícil. Mas caso contrário, os softwares de recrutamento e seleção costumam oferecer soluções completas para auxiliar uma gestão completa.
Quer saber por que vale a pena ter uma gestão centralizada dos processos seletivos? Neste post, você vai saber quais são as 6 vantagens que isso traz para o setor de RH. Vamos lá?
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O que é gestão centralizada?
Quando falamos de gestão centralizada, de modo geral, o assunto tem a ver com a centralização de tomada de decisão e gestão comandada por uma pessoa só, o líder.
Esse tipo de gestão é usado principalmente em empresas mais tradicionais, onde todas as decisões, geralmente, precisam passar pela liderança e os colaboradores têm pouca autonomia.
Esse tipo de gestão, para as empresas, pode não ser muito eficiente por diversos fatores, como por exemplo:
- Demora na tomada de decisões;
- Dependência dos gestores;
- Ineficiência no uso dos recursos;
- Desengajamento dos colaboradores.
Contudo, uma gestão de processos centralizada, tem a ver com a concentração de informações necessárias para conduzir um projeto. O que é ideal para não perder e encontrar dados importantes de forma mais simples.
Dessa forma, a gestão centralizada no recrutamento e seleção é importante para garantir uma administração eficiente, um processo democrático e analítico.
O que é recrutamento e seleção centralizado?
O recrutamento e seleção centralizado é uma técnica de organização que facilita a gestão do processo, concentrando informações, dados e etapas do processo.
Isso é importante, pois realizar uma seleção com dados espalhados, além de causar demora no processo, pode oferecer risco às informações, que podem ser perdidas.
Portanto, a gestão centralizada do recrutamento e seleção é o uso de ferramentas para reunir, organizar e facilitar a condução do processo seletivo.
Vantagens de centralizar o recrutamento e seleção
Gerenciar um processo seletivo com informações espalhadas em diversas pastas e documentos pode ser muito confuso. Por isso, centralizar e padronizar esses processos ajuda, em diversos campos, no desenvolvimento do RH.
1. Facilidade para acessar os dados
Para começar, a gestão centralizada facilita o acesso aos dados. Imagine este cenário: a empresa recebe vários currículos, analisa os candidatos, marca entrevistas e faz testes, mas cada etapa acontece de forma isolada.
Se alguém precisar consultar o histórico do candidato ou dados sobre as vagas durante o processo, terá problemas para levantar todos os registros. Isso porque será necessário pesquisar em diferentes lugares, o que também traz um risco maior de faltarem informações.
No entanto, quando tudo fica em apenas um lugar, esse processo se torna mais simples. Isso se dá porque não é preciso buscar dados em outros setores ou mesmo com outras pessoas, agilizando e dando eficácia para esse processo.
Então, quando a gestão é centralizada, toda a equipe terá mais facilidade para acessar os dados necessários, sem deixar nenhum registro para trás.
2. Padronização de processos
Outra vantagem é a padronização de processos. Quando a gestão é centralizada, tudo precisa ser feito com um padrão para o bom funcionamento do sistema. Para isso, um dos pontos é a utilização de um roteiro e um armazenamento preestabelecidos.
Se os dados são coletados de forma diferente e não seguem um padrão, há mais chances de desencontro, duplicidade de ações e erros durante o processo. Além disso, quando não há essa diretriz, é comum que os registros deixem de seguir padrões, o que dificulta uma análise mais rápida.
Além disso, a centralização também exclui a necessidade de usar ferramentas variadas para o processo de recrutamento. Um sistema centralizado e padronizado poderá suprir todas as necessidades do RH, evitando a contratação de serviços que não são precisos.
Afinal, se você sabe onde ficam localizados os dados em um arquivo, você já direciona o olhar para o local e coleta as informações desejadas. Por outro lado, quando isso não acontece, é preciso investir mais tempo na tarefa e, ainda, há risco de não ter sucesso na busca.
3. Melhoria no controle de etapas
Seguindo a mesma linha do tópico anterior, a centralização da gestão de processo seletivo facilita o controle das etapas concluídas. Dependendo do porte da sua empresa e do número de candidatos das suas vagas, assim como do volume de contratações simultâneas, podem surgir dificuldades.
Se não há uma integração entre a triagem de currículos e agendamento de entrevistas, por exemplo, há riscos de desencontro de informações. Isso acontece, principalmente, quando há mais de um profissional responsável pela tarefa.
Porém, quando há um sistema que integra todas as etapas, o processo avança e todos os envolvidos têm acesso fácil a esse dado. Ou seja, há menos riscos de erros no andamento e na evolução do processo de contratação.
4. Mais segurança em todo o processo
Todas as vantagens já citadas têm um ponto em comum: elas trazem mais segurança ao processo seletivo. Se todas as ações e dados sobre os candidatos e vagas estão em apenas um local, fica mais difícil perdê-las.
Isso é muito importante, pois a perda de dados pode trazer várias consequências negativas para a empresa. A perda de possíveis talentos, por exemplo, afinal os dados dos candidatos são muito importantes para que a empresa consiga fazer um bom recrutamento e revisite as entrevistas para procurar pessoas capacitadas para o emprego.
5. Maior produtividade na gestão de processo seletivo
A centralização também garante a eficiência da gestão de processo seletivo, evitando o retrabalho e diminuindo o tempo gasto com a contratação. Isso aumenta a produtividade, afinal é possível focar em outra área ou aumentar a abrangência desse processo.
Assim, no lugar de perder tempo procurando dados que estão em outro setor ou não foram guardados seguindo a centralização, é possível entrevistar mais candidatos, analisar melhor os currículos e outras tarefas importantes.
Portanto, além de trazer segurança e eficiência para o recrutamento, a centralização também afetará outras áreas da empresa, afinal, o RH que utilizavam muito tempo nesse processo poderão ser mais produtivos na gestão de pessoas.
6. Redução de custos para a empresa
Com todos esses benefícios, é fácil perceber que a centralização do processo seletivo traz uma grande redução de custos para a empresa. Com menos retrabalho, perda de dados e facilidade para encontrar informações, a companhia gastará menos.
Isso acontece pela eficiência que essa prática traz para o processo de recrutamento e seleção, que não terá tantos gastos e poderá ser mais assertivo ao selecionar os candidatos, que podem se tornar ótimos colaboradores.
Assim, a longo prazo a empresa conseguirá reter melhores talentos, o que também afeta os custos, afinal os empregados serão mais produtivos e poderão trazer benefícios financeiros, melhorando as vendas, a prestação de serviços e as rotinas internas.
Baixe AQUI a planilha de cálculo dos custos do seu R&S
Gestão centralizada: exemplo
A abler é um exemplo de ferramenta de gestão centralizada, pois através dela é possível organizar e gerir todo o processo, da criação da vaga até a contratação. Isso inclui todas as etapas como:
- aprovação de vaga;
- divulgação;
- recebimento de currículos;
- atração;
- triagem;
- comunicação com os talentos;
- entrevistas;
- testes;
- análises de perfil;
- evolução dos candidatos nas etapas;
- people analytics;
- relatórios do processo seletivo.
Conseguir gerir vários processos em um único sistema é centralização. E isso é extremamente importante para o RH fechar vagas com eficiência e rapidez.
Como centralizar o recrutamento?
A melhor maneira de centralizar o recrutamento e seleção é através de ferramentas específicas, como o ATS. Assim, todos os seus processos serão mais eficientes e mais seguros. É o tipo de sistema ideal se a sua empresa precisa gerenciar muitas vagas, e recebe muitas candidaturas, ou quer melhorar a atração de talentos.
E apesar de existir um custo para trazer a centralização, isso será diluído nos benefícios que a prática traz. Portanto, é fundamental não cometer o erro de pensar que esse gasto não trará vantagens.
Por isso, é importante buscar por um software que integre vários processos e ofereça funcionalidades que otimizam e facilitam as etapas do seu recrutamento.
Quer saber como escolher a ferramenta ideal para o seu RH? Então, veja aqui algumas dicas do que avaliar para contratar um bom software de recrutamento e seleção.
